Cuándo emitir factura ordinaria
La factura ordinaria es la modalidad por defecto cuando no aplica ninguna excepción específica. La emites en estos casos:
- Cliente empresa o profesional español (B2B), sin umbral mínimo. Aunque la operación sea de 5 €, debe ir en factura ordinaria con todos los campos.
- Cliente particular > 400 €: factura completa con NIF y datos del particular obligatorios.
- Cliente particular en sectores específicos del art. 4.1 RD 1619/2012 (hostelería, transporte de personas, peluquerías, autotaxi, salones de baile, aparcamientos, etc.): el umbral para poder simplificar sube a 3.000 €. Por encima, ordinaria.
- Operaciones intracomunitarias aunque la ordinaria irá con mención
"Exenta art. 25 LIVA"y se complementa con declaración modelo 349. - Ventas a distancia dentro del régimen OSS / IOSS o sin él.
- Cuando el cliente particular la pide: por ejemplo para deducción IRPF de vivienda habitual, donativos, gastos de educación, o seguro privado.
- Administraciones públicas: ordinaria + canal FACe si el importe supera 5.000 € (ver FACe B2G).
Si tu cliente es particular y el importe es ≤ 400 €, puedes elegir entre simplificada (más ágil) u ordinaria. La ordinaria nunca es incorrecta, solo más laboriosa.
Los 12 campos obligatorios del art. 6 RD 1619/2012
El art. 6 enumera explícitamente los campos que debe contener toda factura ordinaria. Omitir cualquiera de ellos vicia la factura y la convierte en no válida fiscalmente — el destinatario no podría deducirse el IVA ni el gasto, y la AEAT puede sancionar al emisor con 150 € por factura defectuosa (art. 201 LGT).
- Número y, en su caso, serie: correlativo sin saltos por cada serie. Ejemplo:
FC-2026/0042o2026/A/0042. - Fecha de expedición: día en que emites la factura.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor: tu nombre completo si autónomo persona física, o razón social si sociedad.
- NIF del emisor: tu NIF.
- Domicilio fiscal del emisor: dirección completa (calle, número, CP, municipio, provincia).
- Datos del destinatario: nombre/razón social, NIF, domicilio fiscal completo. Si el destinatario es particular en operación ordinaria, también obligatorios.
- Descripción de la operación: bienes entregados o servicios prestados con detalle suficiente.
- Tipo impositivo IVA aplicado: 21 % / 10 % / 4 % / 0 %.
- Cuota tributaria IVA repercutida: cantidad de IVA en euros desglosada por tipo.
- Fecha de operación si es distinta a la de expedición: fecha en que se entregó el bien o se prestó el servicio.
- Mención específica si la operación es exenta, ISP (inversión sujeto pasivo), régimen especial, factura emitida por destinatario, etc.
- Hash VeriFactu y QR (obligatorio desde 1 ene 2027 sociedades / 1 jul 2027 autónomos): SHA-256 encadenado a factura anterior + URL QR a verificación AEAT.
A esos 12 hay que añadir, si procede, retención IRPF aplicada (no es campo obligatorio del art. 6 pero sí del art. 99 LIRPF), método de pago, IBAN si transferencia, y fecha límite de pago según Ley 15/2010 (60 días en B2B, 30 días en B2G).
IVA, retención IRPF y casos especiales
Tipo de IVA aplicable
Cuatro tipos generales según la naturaleza del bien o servicio (Ley 37/1992):
- 21 % general: la mayoría de servicios profesionales, asesoría, consultoría, software, marketing, formación no reglada.
- 10 % reducido: hostelería, transporte de viajeros, viviendas, reformas en vivienda habitual, productos sanitarios listados.
- 4 % superreducido: pan, leche, fruta, verdura, libros, periódicos, medicamentos, vehículos personas con discapacidad.
- 0 % exento o no sujeto: operaciones intracomunitarias B2B (art. 25 LIVA), exportaciones (art. 21 LIVA), servicios sanitarios (art. 20.uno.3º LIVA), educación reglada (art. 20.uno.9º LIVA).
Retención IRPF según tipo de cliente y actividad
La retención IRPF (art. 101 LIRPF y art. 95 RIRPF) la practica el cliente cuando el emisor es profesional y el cliente es agente retenedor. Tipos:
- 15 % general: profesionales en estimación directa con cliente empresa o profesional español.
- 7 % reducido los dos primeros años: profesional que inicia actividad (modelo 037 marcando inicio). Aplicable los dos años naturales completos siguientes al alta.
- 2 % agrícola y ganadero: actividades agrícolas, ganaderas y forestales en estimación directa.
- 1 % módulos: actividades en estimación objetiva que cumplen requisitos del art. 95.6 RIRPF.
- 19 % arrendamientos urbanos: arrendador particular de local a empresa.
- 0 %: cliente particular, cliente extranjero UE/no UE, administración pública.
Plazo de emisión y consecuencias de pasarlo
El art. 11 RD 1619/2012 fija el plazo según el destinatario:
- Destinatario particular: al momento del devengo (entrega del bien o finalización del servicio).
- Destinatario empresario o profesional: antes del día 16 del mes natural siguiente al devengo.
- Operaciones intracomunitarias: siempre antes del día 16 del mes siguiente.
- Recapitulativas: día 16 del mes siguiente al período recapitulado (ver recapitulativa).
Saltarse el plazo es infracción tipificada en el art. 201 LGT: sanción mínima 150 € por factura, con tope del 1 % del importe no facturado o 50 % de la cuota tributaria omitida (lo que sea mayor). En inspección, el inspector cruza fechas de factura con fechas de servicio bancario (transferencia recibida, ingreso en cuenta) y detecta facturación tardía automáticamente.
Ejemplo numérico paso a paso
Eres consultor de marketing autónomo (CNAE 7022) en estimación directa, segundo año de actividad (retención reducida 7 %). Emites factura mensual a una empresa española por servicios de gestión de campañas: base imponible 2.000 €, IVA general 21 %, retención IRPF 7 %.
Notas del ejemplo:
- El cliente paga 2.280 €. Los 140 € de retención los ingresa él directamente en AEAT vía modelo 111 (mensual o trimestral según volumen) y los declara en modelo 190 anual.
- Tú, en tu modelo 130 trimestral, declaras 2.000 € de ingreso y la retención ya practicada te servirá como pago a cuenta para no pagar dos veces.
- Los 420 € de IVA repercutido los ingresas tú a AEAT en el modelo 303 trimestral, restando el IVA soportado deducible de tus gastos.
- El hash VeriFactu se calcula sobre los datos de la factura encadenados con el de la factura FC-2026/0041 anterior. Si rompes la cadena (emites una factura sin enviar), la siguiente factura se considerará desencadenada y la AEAT podrá sancionar.
Obligación VeriFactu desde 2027
Desde el 1 enero 2027 (sociedades) y 1 julio 2027 (autónomos persona física), toda factura ordinaria debe pasar por software homologado VeriFactu (RD 254/2025 que modifica el RD 1007/2023). El software:
- Calcula el hash SHA-256 de la factura encadenado al hash de la anterior.
- Genera el QR con la URL de verificación en sede.agenciatributaria.gob.es.
- Envía el registro de factura (XAdES) al sistema VeriFactu de AEAT en tiempo real o en envíos diferidos según modo "online" o "no VERI*FACTU".
- Incluye los logs de envío con sello cualificado de tiempo.
Software no homologado tras esa fecha: sanción 150 € por factura, tope 50.000 € por ejercicio fiscal (art. 201 bis LGT). Falseo del hash o sello: posible responsabilidad penal art. 305 CP.
Más en guía hub VeriFactu o migración en 7 pasos.
Errores típicos y cómo evitarlos
Si entregas el servicio en abril pero facturas en mayo, la fecha de operación (abril) debe aparecer separada de la de expedición (mayo). Es campo obligatorio art. 6.1.k.
NIF del cliente con un dígito mal anula la deducción IVA del cliente. Valida siempre en censo AEAT. FactuChat lo valida automáticamente al añadir el cliente.
Emitir factura a empresa española sin retención IRPF cuando tú eres profesional. El cliente la retiene igualmente y queda factura no cuadrada en libro.
FC-2026/0041 → FC-2026/0043 sin FC-2026/0042 emite señal a inspección. Si anulas, emite rectificativa, no saltes.
Líneas con dos tipos distintos (21 % software + 10 % hosting) deben desglosarse en líneas separadas, no en una sola con tipo "mixto".
"Servicios prestados" sin más detalle es defectuoso. Mínimo: "Gestión campañas Google Ads mayo 2026 cliente XYZ".
El error más caro que vemos es facturar tarde a empresas. El plazo del día 16 del mes siguiente no es indicativo — es legal. Inspección cruza fechas de factura con fechas de transferencia bancaria. Si una factura del 20 de mayo refleja un servicio del 3 de abril, automáticamente queda fuera de plazo y abre expediente.
Más patrones en 10 errores típicos de facturación.