Factura FACe B2G: facturar a administraciones públicas

Cuándo es obligatoria la factura FACe

El art. 4 Ley 25/2013 obliga a presentar factura electrónica vía FACe cuando se cumplen DOS condiciones acumulativas:

1. El destinatario es administración pública (ver lista en sección siguiente).
2. El importe de la factura supera 5.000 € IVA incluido.

Por debajo de 5.000 €, la administración puede aceptar factura tradicional pero, en la práctica, la mayoría exige siempre FACe por consistencia operativa de su sistema interno. Si trabajas regularmente con administraciones, asume FACe siempre como hábito.

Administraciones obligadas a recibir vía FACe

El art. 2 Ley 25/2013 enumera los obligados:

• Administración General del Estado (AGE): ministerios, secretarías de Estado, direcciones generales.
• Comunidades Autónomas: consejerías, agencias, fundaciones autonómicas.
• Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, mancomunidades, cabildos.
• Universidades públicas: rectorados, escuelas, departamentos.
• Organismos autónomos: ej. AEMET, Instituto Cervantes, Boletín Oficial del Estado.
• Mutuas colaboradoras de la Seguridad Social.
• Sociedades mercantiles estatales: ej. RTVE, Paradores, Loterías y Apuestas del Estado.
• Fundaciones del sector público.
• Consorcios públicos.

NO obligadas: sociedades privadas, fundaciones privadas, asociaciones, colegios profesionales no integrados en administración. Estas son B2B normales — facturación por canal pactado.

Códigos DIR3: qué son y cómo encontrarlos

DIR3 (Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas) es la nomenclatura oficial de las unidades administrativas en España. Para enviar a FACe necesitas 3 códigos DIR3 del destinatario:

1. Oficina Contable (OC): unidad responsable de contabilizar la factura. Ej: L01280796 para la Intervención del Ayuntamiento de Madrid.
2. Órgano Gestor (OG): departamento que solicitó el gasto. Ej: L01280796 para Coordinación General del Ayuntamiento de Madrid.
3. Unidad Tramitadora (UT): subunidad que procesa la factura específica. Ej: LA0001391 para una dirección general concreta.

Sin los 3 códigos correctos, FACe rechaza automáticamente la factura. Cómo encontrarlos:

• Buscador oficial DIR3: administracionelectronica.gob.es/ctt/dir3.
• Web de FACe: face.gob.es/es/directorio permite búsqueda directa.
• Pide al cliente: la administración debe facilitarte los 3 códigos en el pliego de contratación o pedido de compra. Pídelos por escrito antes de empezar a trabajar.

Proceso de envío a FACe paso a paso

1. Genera factura en formato Facturae 3.2.2 con firma XAdES. Software homologado lo hace en un click.
2. Añade los 3 códigos DIR3 del destinatario en los campos correspondientes del XML.
3. Adjunta documentación complementaria si la administración la pide: pliego, presupuesto, número de expediente. Va embebida en el Facturae como Annex.
4. Envía vía portal FACe (face.gob.es) o vía API integrada en tu software.
5. FACe valida formato, firma, códigos DIR3 y NIF. Si valida correctamente, asigna número de registro FACe y envía a la oficina contable de la administración receptora.
6. Si FACe rechaza: corrige el error señalado (DIR3 inválido, NIF mal formado, firma caducada) y vuelve a enviar. El reenvío no requiere nueva numeración.
7. Estado de la factura: consultable en FACe (registrada, contabilizada, pagada, rechazada con motivo).
8. Si pasa 30 días sin contabilización: requerimiento administrativo. Si pasa 60 días sin pago: reclamación por morosidad con intereses Ley 11/2013.

Ejemplo numérico real

Eres consultor autónomo. Cliente: Ayuntamiento de Valencia. Servicio: auditoría de procesos administrativos. Importe: 8.500 € + IVA 21%. Sin retención IRPF (administración no retiene).

Notas:

• Importe > 5.000 € → FACe obligatoria.
• Sin retención IRPF: total = base + IVA. Diferencia frente a cliente B2B privado donde sí se aplicaría retención 15%.
• El XML Facturae 3.2.2 firmado XAdES se envía a FACe el 19/05. Plazo de contabilización por el Ayuntamiento: hasta 18/06 (30 días). Plazo de pago: hasta 18/07 (otros 30 días desde contabilización).
• Paralelo: misma factura entra en VeriFactu para AEAT con hash SHA-256 y QR.

Plazos de pago y reclamación de morosidad

El art. 198 Ley 9/2017 (Contratos del Sector Público) fija el régimen de pagos:

• 30 días para aprobación / contabilización de la factura desde recepción.
• 30 días adicionales para pago desde aprobación.
• Total: 60 días máximo en condiciones normales.

Si se incumple el plazo, aplica la Ley 3/2004 sobre morosidad en operaciones comerciales:

• Interés legal del dinero + 8 puntos porcentuales sobre el importe debido, calculado desde el día siguiente al vencimiento del plazo.
• Indemnización fija de 40 € por factura impagada como compensación por gastos de cobro.
• Posibilidad de reclamar costas judiciales si la demanda prospera.

Procedimiento de reclamación: requerimiento formal por escrito a la administración → si no contesta o paga en 1 mes, demanda contencioso-administrativa. En la práctica, muchas administraciones pagan inmediatamente tras recibir el requerimiento formal — porque los intereses se acumulan.

Errores típicos y rechazos comunes

El error más caro al facturar a administración no es técnico — es no haber pedido los códigos DIR3 antes de empezar el trabajo. Cuando vas a emitir la factura del importe pactado, descubres que el departamento contacto no tiene los códigos, te derivan al área financiera, y se retrasa 2-3 semanas. Pídelos por escrito en el momento de aceptar el pedido y guárdalos asociados al cliente.