Mi software de facturación no cumple VeriFactu: qué hago en 2026

Sabemos lo que pasa. Llevas 5 años con tu Excel personalizado, tu PDF con plantilla bonita o aquel programa de facturación que compraste en 2018. Funciona, factura, te organiza. Pero VeriFactu llega el 1 de julio de 2027 para autónomos y la pregunta es directa: ¿lo que uso vale? La respuesta, en la mayoría de casos, es "no". Y la solución es ordenada pero hay que empezar ya.

Lo que YO haría: verificar los 10 requisitos VeriFactu sobre tu software actual, decidir entre actualizar/migrar/sustituir, exportar el histórico antes de cualquier cambio. Mientras antes empieces, menos dolor. Vamos.

Checklist de los 10 requisitos VeriFactu

El RD 1007/2023 (modificado por RD 254/2025) fija los requisitos técnicos. Si tu software falla en cualquiera de estos 10 puntos, no cumple:

1. Hash SHA-256 encadenado. Cada factura tiene un hash que depende de la factura anterior. Forma una cadena inmutable.
2. Huella digital de la propia factura. SHA-256 de los datos esenciales (NIF, número, fecha, base, IVA, total).
3. Código QR de verificación. Imprimible en factura, con datos para que la AEAT (o el cliente) verifique autenticidad.
4. URL del verificador AEAT. El QR apunta a sede de la AEAT donde se puede comprobar la factura.
5. Firma electrónica del software. El propio software firma cada factura con su certificado.
6. Modo VeriFactu (envío inmediato). Opcional pero implementable: enviar cada factura emitida en tiempo real a la AEAT.
7. Registro de facturación inalterable. Una vez emitida, la factura no puede modificarse. Las rectificaciones solo se hacen con factura rectificativa nueva.
8. Declaración responsable del fabricante. El fabricante del software firma documento de cumplimiento.
9. Trazabilidad completa. Cada operación deja rastro (emisión, anulación, rectificación) auditables.
10. Imposibilidad de modificación posterior. Sin "borrar y volver a hacer". Solo facturas rectificativas con numeración propia.

Cumple los 10 = software adaptado. Falla en 1 = no cumple.

Cómo diagnosticar tu software actual

Para cada software de uso común, lo que aplica:

Test rápido

Mira la última factura que has emitido. Si tiene código QR de verificación AEAT + número de hash + URL de verificador, probablemente cumple. Si no aparece nada de eso, no cumple.

Pregunta a tu proveedor

Email a tu software actual: "Confirmen por escrito si su producto cumple los 10 requisitos del RD 1007/2023 modificado por RD 254/2025 para autónomos a partir del 1 de julio de 2027". La respuesta de un proveedor serio es inmediata y por escrito. Una evasiva es bandera roja.

Las 3 opciones disponibles

Opción 1: actualizar el software actual

Si tu software es serio (Sage, Holded, Quipu, Anfix, otros), pregunta al proveedor por su roadmap VeriFactu. La mayoría está adaptándose. Si te confirman fecha y plan, puedes esperar.

• Pros: cero migración, cero curva aprendizaje.
• Contras: depende del proveedor, posible coste extra por upgrade.

Opción 2: migrar a software compliant

Si tu software actual no se va a adaptar (caso típico: Excel personalizado, soluciones antiguas sin mantenimiento), migrar a uno nuevo.

• Pros: cumplimiento garantizado, normalmente más funciones.
• Contras: migrar histórico, aprender herramienta.

Opción 3: dejar de usar software y subcontratar al gestor

Algunos autónomos optan por dejar de emitir facturas ellos y que el gestor las emita con su propio software certificado. Funciona pero pierdes inmediatez.

• Pros: cero esfuerzo propio.
• Contras: 10-30 EUR/mes adicionales al gestor, dependencia de horarios del gestor para emitir.

Mi recomendación práctica: opción 2 para 8 de cada 10 autónomos. Software SaaS compliant cubre las necesidades sin depender del gestor para emitir.

Migrar histórico a software compliant

La migración bien hecha lleva 1-2 horas. Mal hecha puede llevar días. Cómo hacerlo:

Paso 1: exporta tu histórico actual

Pide a tu software actual exportación completa:

• CSV o Excel con TODAS las facturas: número, fecha, cliente NIF, descripción, base, IVA, retención, total.
• PDFs originales de cada factura (legalmente debes conservarlos).
• Libros de IVA y gastos.
• Backup completo si es local.

Paso 2: comprueba integridad

Cuenta las facturas exportadas y compara con tu modelo 390 anual. Tienen que cuadrar. Si descuadran, busca facturas perdidas antes de migrar.

Paso 3: importa al nuevo software

El nuevo software importa el CSV y marca esas facturas como "histórico no-VeriFactu". Es legal porque corresponden a fechas anteriores a la obligación. A partir del día de migración, las facturas nuevas se generan con hash chain VeriFactu.

Paso 4: continúa la numeración correlativa

Importante: las facturas VeriFactu deben llevar numeración correlativa SIN saltos. Si la última factura del software antiguo fue FC-2026/0152, la primera del nuevo será FC-2026/0153.

Paso 5: conserva el histórico exportado

Mínimo 4 años (AEAT), recomendable 6 (Código de Comercio). El CSV + PDFs originales.

Multas reales si no cumples

El sistema sancionador VeriFactu (Ley 11/2021 antifraude, art. 201 bis LGT):

Suma: un autónomo medio que no migre podría sumar 1.300-5.000 EUR/año de exposición sancionadora. Muy por encima del coste de cualquier software compliant.

Cómo elegir software VeriFactu

Criterios de selección rápida:

1. Declaración responsable del fabricante

Documento firmado por el fabricante diciendo que cumple los 10 requisitos. Si no está disponible públicamente, malo.

2. Actualización continua de la normativa

La normativa fiscal cambia 2-3 veces al año. Software SaaS se actualiza automático. Software descargable necesita actualizaciones manuales o suscripciones.

3. Modo VeriFactu activable

Aunque no es obligatorio activar envío inmediato, el software debe permitir activarlo. Si solo emite localmente sin opción, no cumple completamente.

4. Exportación a CSV/A3/ContaPlus

Para tu gestor. Sin esta capacidad, dependerás del software para todo.

5. Soporte en español

Cuando tengas duda fiscal, el soporte español que entiende la AEAT vale oro.

6. Precio sostenible

Gratis a 60 EUR/mes según volumen. Más de 60 EUR/mes para autónomo es alto sin justificación adicional.

El cronograma del deadline

Tienes 14 meses desde hoy para tener el software listo si eres autónomo. Suficiente si empiezas ahora, ajustado si lo dejas para 2027.

Preguntas frecuentes