He perdido mis facturas emitidas: cómo recuperarlas en 2026

Sabemos qué se siente. El disco duro del portátil se ha quemado, el ex-gestor no te entrega los archivos, los emails de Outlook borraron carpetas antiguas, o simplemente nunca tuviste sistema. La AEAT te puede pedir documentación de 4 años atrás y tú no tienes. Respiramos: se reconstruye. No siempre al 100 %, pero entre fuentes cruzadas se recupera el 90 %.

Lo que YO haría: mapear qué fuentes conservan información indirecta (sede AEAT, gestor, clientes, bancos, emails), cruzarlas, reconstruir libros, y montar sistema de backup robusto para que no vuelva a pasar. Vamos.

Obligación legal: 4-6 años

La conservación no es opcional. Lo dice la ley:

El tiempo exacto de conservación por concepto lo desarrollamos aparte. Para nivel autónomo persona física: conserva 6 años por seguridad (Cód.Com cubre todo).

Las 6 fuentes de recuperación

Cuando no tienes la factura original, cruza estas 6 fuentes:

1. Sede de la AEAT (la más completa)

Con cl@ve PIN o certificado digital accedes a tu histórico fiscal: modelos 303 presentados, libros registrados, modelo 347 con tus clientes habituales. La AEAT conserva 4 años visibles + histórico anterior consultable.

2. Tu gestor actual o anterior

Si el gestor presentaba modelos, tiene libros completos. Solicítalos por escrito con respaldo legal: la documentación es tuya por obligación de entrega del gestor.

3. Tus clientes directos

Email a cada cliente recurrente pidiendo copia de las facturas que les enviaste. La mayoría las tienen guardadas. Si tienes 10 clientes que conservan, recuperas casi todo el volumen.

4. Email enviado

Si enviabas facturas por email, busca en "Enviados" del correo (Gmail, Outlook). Aunque hayas borrado adjuntos descargados, el email enviado suele conservar el adjunto. Filtros: "factura", "FC-", el nombre de tu actividad.

5. Banco

Extractos bancarios de los últimos 4-6 años. Cada cobro suele tener concepto que identifica al cliente y a veces número de factura. Pides al banco extracto en CSV de todos los años: ingresos profesionales y servicios.

6. Software de facturación si tenías

Si usabas software en la nube (FactuChat, otros), el histórico está en servidor incluso si perdiste el ordenador. Pídelo al proveedor.

Cómo extraer de la sede AEAT

La sede de la AEAT es tu mejor fuente. Pasos exactos:

1. Acceso

Entra en sede.agenciatributaria.gob.es con cl@ve PIN o certificado digital. Si no tienes ninguno, solicita cl@ve PIN online en 10 minutos.

2. Mis expedientes y documentos

Menú "Mis expedientes" › "Consultas tributarias". Tienes acceso a:

• Modelos presentados (303, 130, 100, 390, 347, etc.) de los últimos 4 años.
• NRC de cada presentación.
• Liquidaciones recibidas.
• Notificaciones electrónicas (NEU).

3. Libro registro de facturación (si estás en SII)

Si estás obligado a SII (volumen anual > 6 millones EUR) o lo hiciste voluntariamente, hay libro registro consultable en sede.

4. Modelo 347 anual

Este modelo lista todas tus operaciones con cualquier cliente o proveedor > 3.005,06 EUR/año. Te da nombres, NIFs e importes anuales. Útil para identificar clientes habituales.

5. Modelo 390

Resumen anual del IVA. Suma de los 4 trimestres. Te da el dato agregado de IVA repercutido por año.

6. Descarga PDFs

Cada modelo se puede descargar en PDF original con sello de presentación. Guárdalos.

Reconstrucción cruzada del libro registro

Con los datos de las 6 fuentes anteriores, reconstruyes el libro registro. Plantilla recomendada (Excel):

Cuadra el total anual del libro reconstruido con el modelo 390 anual. Tienen que coincidir o casi. Si la diferencia es < 2 %, asumible. Si > 5 %, busca más.

Recuperar facturas recibidas (gastos)

Las facturas de gastos son críticas porque generan deducción IVA + IRPF. Si pierdes una, pierdes dinero. Cómo recuperarlas:

1. Email a cada proveedor

Plantilla rápida: "Buenos días, necesitaría que me reenviaran las facturas emitidas a [TU NOMBRE / NIF XX] desde [fecha] hasta [fecha] por motivo de reconstrucción documental. Gracias".

2. Suministros

Endesa, Iberdrola, Movistar, Telefónica, Vodafone tienen área de cliente con histórico completo descargable. 4-6 años habitual.

3. Plataformas

Amazon Business, Google Workspace, Microsoft 365, Adobe, etc. Todas tienen sección "Facturas" con histórico.

4. Subscripciones SaaS

Cada cargo en tu tarjeta del año corresponde a un proveedor identificable. Buscas su web, sección facturación, descargas histórico.

5. Lo que NO recuperes

Lo que no consigas recuperar NO es deducible. Acepta la pérdida y aprende para la próxima.

Multas por no conservar

Si la AEAT te requiere documentación y no la tienes:

Las multas se acumulan a las del art. 201 LGT por no emitir factura correctamente. Es caro perder facturas.

Backup robusto para no repetir

Sistema de prevención profesional. Cuesta 5 minutos al mes:

1. Software de facturación en la nube

Backup automático en servidor del proveedor. Aplicaciones VeriFactu garantizan conservación durante años por imperativo legal del fabricante.

2. Backup automático en 2-3 servicios

• Google Drive con sincronización de carpeta "Facturación".
• Dropbox como segundo backup.
• Disco externo trimestral (off-line).

3. Email como backup

Cada factura emitida envíate a ti mismo en CC. Los emails se conservan en servidor del proveedor (Gmail, Outlook). Es redundancia barata.

4. Numeración correlativa estricta

FC-2024/0001, FC-2024/0002... sin saltos. Si detectas que falta FC-2024/0042, es señal inmediata de pérdida que puedes resolver inmediatamente.

5. Revisión trimestral en cierre

Cada cierre de trimestre, comprueba que tienes PDF y registro de cada factura. Si falta alguna, recupérala antes de presentar el 303.

6. Cumplir VeriFactu (obligatorio julio 2027)

El software VeriFactu hash chain hace prácticamente imposible perder facturas, porque cada una está encadenada con la anterior. La pérdida sería detectable.

Preguntas frecuentes