Cuánto tiempo debo guardar mis facturas como autónomo en 2026

Sabemos la duda eterna: cuántos años exactos hay que guardar las facturas. Tu gestor te dice "cuatro", tu cuñado te dice "cinco", una web te dice "seis". La respuesta correcta es: depende del plazo legal más restrictivo aplicable a tu caso, y para autónomo persona física es 6 años. Vamos a verlo con detalle para que nunca tengas que adivinar.

Lo que YO haría: conservar 6 años todo lo que sea papel/PDF original, mantener libro registro digital en backup permanente, y digitalizar lo que esté en papel para evitar pérdidas. Coste mensual: menos de 5 EUR de almacenamiento en la nube. Cero riesgo de sanción. Vamos.

Los 3 plazos legales en detalle

España tiene tres normativas simultáneas con plazos diferentes. La obligación efectiva es el plazo más largo aplicable.

Plazo AEAT: 4 años (art. 66 LGT)

El plazo de prescripción tributaria es 4 años desde el fin del plazo voluntario de presentación de la declaración correspondiente.

• IVA 1T 2026 (plazo 20 abril 2026) → prescribe 21 abril 2030.
• IRPF 2025 (plazo 30 junio 2026) → prescribe 1 julio 2030.

Hasta esa fecha, la AEAT puede pedirte documentación. Después prescribe y ya no puede.

Plazo Código de Comercio: 6 años (art. 30 Cód.Com)

"Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales".

Aplica al autónomo persona física porque legalmente es empresario individual. Es el plazo más restrictivo y el que cubre todos los demás.

Plazo Seguridad Social: 5 años

Aplica a:

• Documentación de cotizaciones del RETA.
• Contratos laborales si tienes empleados (TC1, TC2, nóminas).
• Justificantes de pago de cuotas.
• Comunicaciones a la TGSS.

Cómo funciona la prescripción

La prescripción no es automática a los 4 años. Hay reglas:

Interrupción de la prescripción

Cualquier actuación de la AEAT interrumpe el plazo y vuelve a contar desde cero:

• Notificación de inicio de comprobación.
• Requerimiento de documentación.
• Providencia de apremio.
• Resolución sancionadora.
• Embargo.

Si la AEAT te notifica algo el día 3.999 desde la presentación, el plazo se reinicia y vuelve a 4 años desde la notificación. La prescripción solo opera si no hay actuaciones en 4 años seguidos.

Tu actuación también interrumpe

Si presentas complementaria, rectificación de autoliquidación, recurso, alegaciones: cualquiera de estos actos interrumpe la prescripción en tu propio interés. La AEAT también se beneficia.

Cómo cuento los años

Qué hay que conservar exactamente

No solo facturas. La obligación incluye:

Documentación fiscal

• Facturas emitidas (PDF original con QR VeriFactu si aplica).
• Facturas recibidas (PDF original o papel).
• Tickets y facturas simplificadas.
• Notas de crédito y débito.
• Facturas rectificativas (originales y rectificativa).

Libros oficiales

• Libro de ingresos (Excel/CSV).
• Libro de gastos (Excel/CSV).
• Libro de bienes de inversión.
• Libro de IVA repercutido.
• Libro de IVA soportado.

Declaraciones presentadas

• Modelos 303 (cada trimestre).
• Modelos 130 (cada trimestre).
• Modelo 100 (anual).
• Modelo 390 (resumen IVA).
• Modelo 347 (operaciones grandes).
• Modelo 349 (intracomunitarias).
• Modelo 111, 115, 720 si aplica.
• NRC de cada presentación.

Documentación contractual

• Presupuestos firmados.
• Contratos de servicios o suministro.
• Acuerdos de confidencialidad y cesión.

Justificantes de pago

• Extractos bancarios.
• Justificantes de transferencias.
• Recibos de cobro y pago.
• Justificantes RETA.

Formato: papel vs digital

El art. 20 RD 1619/2012 acepta conservación electrónica siempre que se garantice:

Autenticidad del origen

El destinatario puede comprobar que la factura proviene del emisor real. Garantías válidas:

• Firma electrónica avanzada (certificado digital).
• Sistemas EDI con acuerdo previo.
• Cualquier otro método aceptado por las partes (factura electrónica con QR VeriFactu cumple).

Integridad del contenido

La factura no se puede alterar después de emitida. Hash SHA-256 de VeriFactu garantiza esto por diseño.

Legibilidad

Durante todo el período de conservación. PDF estándar mantiene legibilidad. Si usas formato propietario, problema.

Reglas prácticas

• Mantén PDF originales, no escaneos.
• Usa formatos estándar (PDF/A para archivado, no propietarios).
• Backup en 2-3 sistemas distintos (nube + local).
• Asegúrate de que pueden leerse en 6 años (PDF estándar sí, formatos exóticos no).

Casos especiales

Bases imponibles negativas IRPF

Las pérdidas se compensan 4 años. Conserva la documentación que las justifica el tiempo extra. Si compensas en 2030 una pérdida de 2026, debes conservar 2026 hasta 2034.

Activos fijos y amortizaciones

Conserva las facturas de adquisición de activos amortizables (ordenadores, software, mobiliario, vehículo) durante toda la vida útil del bien + 6 años. Un ordenador con vida útil 4 años: factura del año X conservada hasta X+10.

Préstamos y créditos

Hasta vencimiento + 6 años. Si tienes préstamo a 10 años desde 2026, conserva documentación hasta 2042.

Documentos VeriFactu (desde julio 2027)

Hash chain inalterable durante 6 años mínimo. Si rompes la cadena, sanción art. 201 bis LGT.

Documentos laborales si tienes empleados

Contratos, nóminas, TC1, TC2: 4 años desde extinción del contrato laboral (art. 21 ET). Comunicaciones a TGSS: 5 años.

Multas por no conservar

Si la AEAT requiere y no puedes acreditar:

Las multas son acumulables con las del art. 201 LGT por no emitir correctamente. Una mala conservación puede costar miles de euros.

Sistema de almacenamiento profesional

Estructura recomendada (cuesta menos de 5 EUR/mes):

Carpeta raíz

/FactuChat-Historico/ en Google Drive, Dropbox o OneDrive.

Subcarpetas por año

2024, 2025, 2026, 2027... una por cada ejercicio fiscal.

Subcarpetas dentro de cada año

• /01-Facturas-Emitidas/ con PDFs nombrados FC-2026-0001.pdf, FC-2026-0002.pdf...
• /02-Facturas-Recibidas/ con PDFs nombrados Proveedor-Fecha-Concepto.pdf
• /03-Libros/ con Libro-Ingresos-2026.xlsx, Libro-Gastos-2026.xlsx
• /04-Modelos-AEAT/ con 303-1T-2026.pdf, 130-1T-2026.pdf...
• /05-Justificantes-Pago/ con extractos bancarios y justificantes
• /06-RETA/ con justificantes de cuota mensuales
• /07-Contratos/ con presupuestos y contratos firmados

Backup adicional

• Disco externo trimestral: copia de la carpeta entera.
• Software de facturación en la nube como backup adicional.
• Email "Enviados" con cada factura PDF como redundancia.

Revisión anual

En enero de cada año, repasa que el sistema está completo. Cuadra el modelo 390 anual con los libros. Verifica que todos los PDFs son legibles. Identifica gaps.

Preguntas frecuentes