Cambiar de gestor: cómo no perder el histórico de facturas en 2026

Sabemos esa parálisis. Tu gestor actual no te convence (caro, lento, no responde, te penaliza por hacer cosas tú), pero llevas años con él. Tiene tu histórico, tus contraseñas en sede AEAT, tus modelos presentados. Te da pánico cambiar y perder algo importante. Spoiler: todos esos documentos son tuyos por ley, el cambio se hace en 5-15 días y no pierdes nada si lo haces ordenadamente.

Lo que YO haría: contratar al nuevo gestor antes de despedir al actual, pedir lista exhaustiva de documentos, hacer la transferencia en cierre de trimestre. En 2 semanas estás con el nuevo y el viejo entrega todo. Vamos.

Tus derechos: todo es tuyo

Esto es lo más importante de todo el artículo: la documentación fiscal es propiedad del cliente, no del gestor. El gestor te presta servicio, no se queda con tu información como rehén.

Marco legal

• art. 1.258 CC Los contratos obligan al cumplimiento de lo expresamente pactado y a todas las consecuencias conformes a buena fe y uso. Devolver documentos del cliente es uso y buena fe.
• Estatuto y deontología del Consejo General de Colegios de Economistas, Asociación Profesional de Asesores Fiscales (AEDAF), Asociación Profesional de Asesores Laborales: obligan a la entrega inmediata.
• Ley General de Defensa de Consumidores y Usuarios (RDLeg 1/2007): protege al cliente en servicios profesionales contratados como persona física.
• RGPD: el cliente tiene derecho de acceso, portabilidad y supresión de sus datos personales. La AEAT entrega copia de modelos al cliente directamente vía cl@ve.

El gestor puede retener su minuta pendiente

Si le debes honorarios pendientes y reconocidos, el gestor puede no liberar el último mes hasta que cobres. Pero no puede retener tu documentación. La diferencia es importante.

Protocolo de cambio en 7 pasos

Cómo hacer el cambio de manera ordenada, sin pérdidas ni dramas:

Paso 1: encuentra al nuevo gestor (10 días)

Consulta 2-3 opciones, pide presupuesto detallado, verifica colegiación profesional, RC profesional vigente, lee opiniones en Google Reviews.

Paso 2: firma con el nuevo (1 día)

Firma contrato de servicios con el nuevo gestor. Aún no se lo dices al anterior.

Paso 3: pide documentación al anterior (1 día)

Email formal con lista exhaustiva (ver siguiente sección). Indica que es por motivo de cambio de gestor.

Paso 4: el anterior entrega (5-15 días)

El plazo razonable es 15 días. Si tarda más con requerimiento por escrito, ya es incumplimiento sancionable.

Paso 5: comunicar formal el fin de servicios (1 día)

Email indicando fecha de fin de servicios. Mantén el tono profesional. Si tu contrato tiene preaviso de 15 días, respétalo (te ahorra que te factura otro mes íntegro).

Paso 6: nuevo gestor entra en acción (1-3 días)

Le entregas la documentación recibida, le das acceso a sede AEAT (con cl@ve PIN o certificado), le pones al día.

Paso 7: cierre del trimestre con el nuevo (siguientes 90 días)

El nuevo gestor presenta el próximo modelo trimestral. A partir de ese momento, ya todo es con él.

Documentos exactos a pedir

Lista completa para no dejarte nada:

Documentación fiscal

• Copia de cada modelo presentado a la AEAT en los últimos 4 años: 303, 130, 390, 100, 347, 349, 111, 115, 720, 200, etc.
• NRC de cada presentación (número de registro de la presentación).
• Justificantes de pago domiciliados o ingresados.
• Liquidaciones recibidas de AEAT y resoluciones.
• Comunicaciones del NEU (notificaciones electrónicas).

Libros oficiales

• Libro de ingresos (CSV/Excel) por año.
• Libro de gastos (CSV/Excel) por año.
• Libro de bienes de inversión con amortizaciones.
• Libro de IVA repercutido y soportado.

Facturas físicas y digitales

• PDFs originales de facturas emitidas (con QR VeriFactu si aplica).
• PDFs originales de facturas recibidas de proveedores.
• Notas de gastos, dietas, kilometraje.

Documentación contractual y censal

• Alta IAE (modelo 037 / 036 originales).
• Certificados retenciones aplicadas por clientes (190).
• Certificados retenciones aplicadas a ti como retenedor (111).
• Contratos laborales si tienes empleados.

Recursos sancionadores

• Copias de cada recurso de reposición o reclamación TEAR/TEAC presentado.
• Resoluciones recibidas.

Formatos: Excel, A3, ContaPlus, neutro

Los formatos comunes y cuál pedir según tu próximo software:

Pide siempre Excel/CSV mínimo. Si el nuevo gestor pide un formato específico, lo pides también.

Qué hacer si se niega

Si tu gestor anterior se niega o pone trabas, ten estrategia:

Nivel 1: requerimiento formal por escrito

Email o carta certificada indicando la lista de documentos, el plazo de 15 días y la base legal. La mayoría de gestores se mueven al ver requerimiento formal porque saben que el siguiente nivel es perjudicial.

Nivel 2: hoja de reclamación

Hoja de reclamaciones de Consumo (todos los gestores tienen obligación de tener una). Se entrega físicamente y se queda copia.

Nivel 3: denuncia al Colegio profesional

Colegio de Economistas, AEDAF, Colegio de Gestores Administrativos según el caso. Tienen comisión deontológica con capacidad sancionadora. Una sanción colegial daña reputación.

Nivel 4: demanda civil

Para casos extremos: demanda por incumplimiento del art. 1.258 CC y daños y perjuicios. Suele costar más que recuperar los documentos por otras vías, pero existe.

Alternativa: pedir directamente a la AEAT

La AEAT entrega al cliente directamente copia de todos los modelos presentados en su sede electrónica con cl@ve PIN o certificado digital. No dependes del gestor para eso.

Si descubres errores del anterior

Al traspasar documentos, a veces sale a la luz que el anterior cometió errores. Tres niveles de respuesta:

Errores menores corregibles

Sin sanción. Presenta complementaria del 303 o rectificación de autoliquidación. Sin reclamación al gestor.

Errores que generaron sanción cobrada

Reclama por escrito al gestor para que active su responsabilidad civil profesional. La mayoría tienen seguro de 300.000-1.000.000 EUR. Cubre sanciones por mala praxis fiscal.

Errores graves o fraude

Si descubres fraude (ej. no presentó modelos y se quedó con tu dinero), denuncia al Colegio profesional y posiblemente vía penal por apropiación indebida. Estos casos son raros pero existen.

Preguntas frecuentes