Cliente no paga la factura: qué hacer paso a paso en 2026

Sabemos que esto es estresante. Has entregado el trabajo, has emitido la factura, has ingresado el IVA en tu modelo 303 del trimestre y el cliente desaparece. Llamas y no contesta, mandas correos y rebotan, pasan semanas. Y mientras tanto tú estás pagando RETA, comida y alquiler con el dinero que ya creíste tuyo. Vamos por partes.

Lo que YO haría es no entrar en pánico, ordenar la reclamación y ejecutarla con cabeza. En España existe un protocolo legal claro para cobrar impagos: empieza con un burofax y termina, si hace falta, con un embargo. Y por el camino tienes derecho a recuperar el IVA que ya ingresaste, cobrar intereses de demora automáticos y 40 EUR fijos por cada factura morosa.

Antes del primer movimiento: respira y prepara

El impago no se soluciona con un mensaje agresivo en WhatsApp. Lo que sí lo soluciona es la prueba documental. Antes de mover un dedo, asegúrate de tener:

• La factura original con número, fecha, vencimiento, NIF del cliente, dirección fiscal correcta y desglose IVA.
• Cualquier presupuesto firmado o email de aceptación del trabajo.
• Justificantes de entrega del bien o servicio (correos, partes de obra, actas).
• Los recordatorios de pago previos que hayas enviado.

Si te falta algo, recupéralo antes de reclamar formalmente. Una factura sin NIF correcto, sin firma o sin fecha de vencimiento clara complica el monitorio. La buena noticia: tu factura cumple los requisitos del RD 1619/2012, no hay que rehacerla, solo confirmar que está en orden.

Paso 1: reclamación amistosa por correo

Primer paso real. Tono profesional, fechas concretas, sin culpas. Algo como:

"Buenos días, Acme SL. Te escribo en relación con la factura FC-2026/0042 emitida el 12 de febrero de 2026 por importe de 1.815 EUR, con vencimiento el 14 de marzo. A día de hoy no consta el pago. Te agradecería que me confirmes la fecha prevista de cobro o si hay alguna incidencia. Gracias."

Adjuntas la factura original en PDF. Si emites con software adaptado, tu factura ya lleva código QR de verificación VeriFactu y hash chain, lo cual le da un nivel adicional de trazabilidad ante un juzgado.

Dale al cliente 5-7 días hábiles para responder. Si responde con un compromiso de pago, ponlo por escrito en el mismo hilo (eso interrumpe prescripción). Si responde con excusas vagas o no responde, pasa al paso 2 sin perder más tiempo.

Paso 2: burofax con acuse y certificado

Aquí cambia el juego. Un burofax con acuse de recibo y certificado de contenido es el documento que necesitas para tres cosas:

1. Interrumpir la prescripción de la deuda (art. 1973 CC).
2. Cumplir el requisito de "reclamación judicial o extrajudicial" del art. 80.Cuatro LIVA para recuperar el IVA.
3. Acreditar la mora si más adelante hay monitorio.

El burofax cuesta entre 25 y 45 EUR en Correos según la longitud. Lo envías a la dirección fiscal del cliente (si es una sociedad, la del Registro Mercantil). Texto recomendado:

"En relación con la factura número FC-2026/0042 emitida el 12 de febrero de 2026 por importe total de 1.815 EUR (1.500 EUR base + 315 EUR IVA), con vencimiento el 14 de marzo de 2026, le requiero formalmente el pago de la cantidad adeudada en el plazo de 10 días naturales desde la recepción de este burofax. En caso contrario, procederé a la reclamación judicial e iniciaré el procedimiento para la modificación de la base imponible del IVA conforme al art. 80.Cuatro LIVA, así como el devengo de intereses de demora previstos en la Ley 3/2004."

Importante: pide siempre certificado de contenido (no solo acuse). El certificado fija qué texto exacto recibió el deudor. Sin él, en juicio te pueden discutir el contenido.

Intereses de demora y los 40 EUR fijos (Ley 3/2004)

La Ley 3/2004 de medidas contra la morosidad es tu aliada y muchos autónomos no la conocen. Resumen práctico:

Intereses automáticos

art. 7 Ley 3/2004 El interés de demora se devenga automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de aviso ni pacto. El tipo es el del BCE + 8 puntos porcentuales. En el primer semestre de 2026 el BCE está en 3,5 %, así que el tipo aplicable es 11,5 % anual.

Cálculo práctico sobre una factura de 1.500 EUR base impagada durante 90 días:

1.500 × 0,115 × 90 / 365 = 42,53 EUR

Los 40 EUR fijos por costes de cobro

art. 8 Ley 3/2004 Tienes derecho a 40 EUR adicionales por cada factura impagada en concepto de costes de cobro, sin justificar nada. Es automático. Y si tus costes son superiores (gestor, abogado, etc.) puedes reclamar también esos.

Sumando

Una factura de 1.815 EUR (1.500 + 315 IVA) impagada 90 días reclamable: 1.815 + 42,53 (intereses) + 40 (costes fijos) = 1.897,53 EUR. Es un derecho. Inclúyelo en el burofax y en el monitorio si llegas a esa fase.

Paso 3: factura rectificativa y modelo 303 con BI modificada

Si han pasado 6 meses desde el devengo (1 año si tu facturación anual supera 6.010.121 EUR) y el cliente no ha pagado, puedes recuperar el IVA que ingresaste en su día. Esta es la parte que más alivio da: el dinero del IVA que pagaste a Hacienda lo recuperas.

Requisitos para modificar la BI (art. 80.Cuatro LIVA)

1. Que hayan pasado 6 meses desde el devengo (o 1 año en grandes empresas).
2. Que la operación esté anotada en el libro registro y declarada en su modelo 303.
3. Que el deudor sea empresario o profesional (no consumidor final), o si es consumidor que la base imponible IVA excluido sea superior a 50 EUR.
4. Que hayas reclamado el cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial (el burofax con acuse y certificado vale).
5. Emitir factura rectificativa en plazo de 3 meses desde el cumplimiento del plazo de 6 meses.
6. Comunicarlo a la AEAT por sede electrónica en plazo de 1 mes desde la emisión de la rectificativa.

Cómo emitir la factura rectificativa

La factura rectificativa debe llevar serie diferente (típico: R-2026/0001), referenciar la factura original e indicar el motivo: "modificación de base imponible por impago, art. 80.Cuatro LIVA". El importe rectificado puede ser:

• Total: anulas íntegramente la operación (raro, salvo concurso).
• Parcial: rectificas solo la cuota del IVA (lo habitual). Mantienes el derecho de cobro pero recuperas el IVA ingresado.

El modelo 303 con BI modificada

En el siguiente modelo 303 incluyes la rectificativa con base imponible negativa en la casilla correspondiente. Resultado: te devuelves o compensas el IVA. Sobre 315 EUR de IVA inicial, recuperas 315 EUR. Real.

Paso 4: proceso monitorio (hasta 250.000 EUR sin juicio oral)

El proceso monitorio (art. 812-818 LEC) es la herramienta jurídica diseñada para reclamar deudas líquidas, vencidas y exigibles. Es rápido, barato y eficaz.

Características clave

• Sin abogado ni procurador hasta 2.000 EUR (art. 814.2 LEC).
• Sin tasa judicial para personas físicas autónomas (la tasa quedó derogada en 2015).
• El juzgado requiere de pago al deudor. Tiene 20 días hábiles para: (a) pagar, (b) oponerse motivadamente, (c) callar.
• Si calla, el secretario judicial dicta decreto dando por terminado el monitorio y puedes pedir embargo directo.
• Si se opone, se convierte en juicio verbal (hasta 6.000 EUR) o juicio ordinario (más).

Cómo presentar el monitorio (modelo oficial)

1. Descarga el modelo oficial de petición inicial de monitorio de la web del Poder Judicial.
2. Rellena tus datos y los del deudor (NIF, domicilio, sede social).
3. Indica el importe total reclamado: principal + intereses Ley 3/2004 + 40 EUR fijos.
4. Adjunta: factura original, burofax con acuse, certificado de contenido, justificantes de entrega.
5. Presenta en el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor (sede electrónica del Ministerio de Justicia o presencial).

Coste real

Hasta 2.000 EUR: 0 EUR. Solo te cuesta el sello del burofax (30 EUR aprox.) y tu tiempo. Más allá de 2.000 EUR necesitas abogado y procurador: cuenta entre 300 y 800 EUR según provincia y complejidad. Pero esos honorarios se incluyen en costas y los paga el deudor si pierde.

Si el cliente está concursado

Si descubres que tu cliente está en concurso de acreedores (publicado en el BOE), el monitorio queda bloqueado. Lo que tienes que hacer:

1. Comunicar tu crédito al administrador concursal en el plazo del edicto del BOE (suelen ser 30 días).
2. Acreditar la factura con copia firmada y burofax.
3. Esperar a que se clasifique tu crédito (privilegiado, ordinario o subordinado).
4. Esperar a la fase de liquidación: probablemente cobres una fracción del importe.

La buena noticia fiscal: el art. 80.Tres LIVA te permite recuperar el IVA inmediatamente con el auto de declaración de concurso, sin esperar 6 meses. Emites factura rectificativa con fecha del auto y la incluyes en el siguiente modelo 303.

Cómo prevenir el próximo impago

Después de pasar por esto una vez, vas a querer que no vuelva a pasar. Mis recomendaciones de campo:

1. Presupuesto firmado siempre

Antes de empezar trabajo, presupuesto con condiciones por escrito. Plazo de entrega, forma de pago, vencimiento, intereses por mora (cláusula 11,5 %), cláusula de retención de derechos hasta el cobro completo. Email aceptado vale como contrato.

2. Anticipos en proyectos > 1.000 EUR

30-50 % al inicio, resto contra entrega. Quien no quiere anticipar es quien no quiere pagar.

3. Verifica el NIF y la solvencia

Antes de aceptar un cliente nuevo grande, consulta eInforma o Axesor. Una empresa en preconcurso o con CIRBE elevado es una bandera roja. Verifica también el NIF en la sede de la AEAT.

4. Factura inmediatamente, no esperes a fin de mes

Cuanto antes factures, antes empieza a correr el plazo de cobro y los intereses por mora. Cumplir VeriFactu en tu software ya te obliga a facturar dentro del plazo de hashing.

5. Recordatorios automáticos a vencimiento

El 80 % de los impagos se desbloquean con un recordatorio al día siguiente del vencimiento. Si tu software automatiza esto, tu probabilidad de cobro sube un 30 %. Configura recordatorio a -3 días, día del vencimiento y +5 días.

Preguntas frecuentes