Saber cómo hacer una factura correctamente es una de las habilidades básicas que todo autónomo en España necesita dominar. Una factura mal hecha puede provocar reclamaciones de tus clientes, problemas con Hacienda, sanciones por incumplimiento del RD 254/2025 (VeriFactu) e incluso la pérdida de deducciones fiscales.
En esta guía completa te explicamos paso a paso cómo crear una factura de autónomo en 2026: qué campos son obligatorios, cómo calcular IVA e IRPF, qué sistema de numeración usar, un ejemplo real con números y los errores más comunes que debes evitar.
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- Campos obligatorios de una factura
- Paso a paso: cómo crear tu factura
- Sistema de numeración: FC-YYYY/NNNN
- Cómo calcular el IVA
- Cuándo y cómo aplicar el IRPF
- Ejemplo completo de factura
- Tipos de facturas: completa vs simplificada
- Facturas rectificativas: cómo corregir errores
- VeriFactu: la nueva obligación desde 2027
- 10 errores comunes al facturar
- Herramientas para hacer facturas
- Preguntas frecuentes
1. Campos obligatorios de una factura
La normativa española (Real Decreto 1619/2012, modificado por el RD 254/2025) establece los siguientes campos obligatorios en toda factura completa:
Datos del emisor (tú)
- Nombre y apellidos o razón social completa
- NIF (Número de Identificación Fiscal) o CIF
- Dirección fiscal completa (calle, número, CP, ciudad, provincia)
- Datos de contacto (email, teléfono) — no obligatorios legalmente pero recomendables
Datos del destinatario (tu cliente)
- Nombre y apellidos o razón social
- NIF/CIF del cliente
- Dirección fiscal completa
Datos de la factura
- Número de factura correlativo (ej: FC-2026/0001)
- Fecha de emisión (formato YYYY-MM-DD recomendado)
- Fecha de la operación si es diferente a la de emisión
- Descripción de los servicios o productos
- Cantidad y precio unitario de cada concepto
- Base imponible (importe antes de impuestos)
- Tipo de IVA y cuota (21%, 10% o 4%)
- Retención de IRPF si aplica (15% o 7%)
- Importe total a pagar
- Forma de pago y plazo
Importante: Omitir cualquier campo obligatorio puede invalidar la factura ante Hacienda. Si tu cliente es empresa, necesitará la factura completa para deducirse el IVA soportado. Una factura incorrecta perjudica a ambas partes.
2. Paso a paso: cómo crear tu factura
Estos son los 8 pasos para crear una factura completa y legalmente válida:
1 Incluir tus datos de emisor
En la cabecera de la factura, incluye tu nombre completo tal como aparece en tu alta de autónomo, tu NIF y tu dirección fiscal. Estos datos deben coincidir exactamente con los que Hacienda tiene registrados en tu declaración censal (modelo 036/037).
2 Incluir los datos del cliente
Añade el nombre o razón social del cliente, su NIF/CIF y dirección fiscal. Es fundamental verificar que el NIF es correcto: un NIF inválido invalida la factura. Puedes verificar NIFs en la web de la AEAT o usando la validación automática de FactuChat.
Consejo: Pide siempre los datos fiscales al cliente antes de empezar el trabajo. Muchos retrasos en cobros se deben a que el autónomo no tiene el NIF correcto del cliente y tiene que perseguirlo después.
3 Asignar número y fecha
Asigna un número correlativo siguiendo tu serie (ej: FC-2026/0001, FC-2026/0002...). La fecha de emisión es la fecha en que creas la factura. Si el servicio se prestó en una fecha diferente, indica también la fecha de la operación.
4 Describir los servicios o productos
Para cada concepto incluye una descripción clara y específica, la cantidad (horas, unidades, sesiones...) y el precio unitario. Evita descripciones genéricas como «servicios varios» — Hacienda puede cuestionar deducciones si la descripción es demasiado vaga.
Ejemplos de buenas descripciones:
- «Diseño de logotipo y manual de marca para empresa XYZ»
- «Desarrollo de página web corporativa (40 horas a 45 €/h)»
- «Reparación de instalación eléctrica en C/ Gran Vía 15, 2ºA»
- «Clases particulares de matemáticas (8 sesiones de 1h)»
5 Calcular la base imponible
La base imponible es la suma de todos los importes de los conceptos, antes de aplicar impuestos. Si tienes un solo concepto de 1.200 €, esa es tu base imponible. Si tienes dos conceptos de 800 € y 400 €, la base imponible es 1.200 €.
6 Aplicar IVA
Aplica el tipo de IVA correspondiente a tu actividad sobre la base imponible. Para una base de 1.200 € con IVA general: 1.200 × 0,21 = 252 € de IVA. Puedes usar nuestra calculadora de IVA trimestral para estimar lo que tendrás que ingresar a Hacienda cada trimestre.
7 Aplicar IRPF (si corresponde)
Si facturas a empresas o profesionales (no a particulares), debes aplicar retención de IRPF. Para una base de 1.200 € con retención del 15%: 1.200 × 0,15 = 180 € de retención.
8 Calcular total y añadir forma de pago
Total = Base Imponible + IVA - Retención IRPF
Ejemplo: 1.200 + 252 - 180 = 1.272 € a pagar por el cliente
Incluye la forma de pago (transferencia bancaria, Bizum, domiciliación) y, si pagas por transferencia, tu IBAN.
3. Sistema de numeración: FC-YYYY/NNNN
La numeración de facturas es uno de los aspectos que más confusión genera. Estas son las reglas que debes seguir:
Reglas básicas de numeración
- Correlativa: Los números deben ser secuenciales, sin saltos. Si tu última factura fue la 0015, la siguiente debe ser 0016.
- Única: Cada número de factura debe ser único. No puede haber dos facturas con el mismo número.
- Con serie: Se recomienda usar una serie que identifique el tipo de factura y el año.
- Reinicio anual: Puedes reiniciar la numeración cada año fiscal (01/01).
Formato recomendado
FC-YYYY/NNNN
FC = Factura Completa | YYYY = Año | NNNN = Número secuencial con ceros
Ejemplos: FC-2026/0001, FC-2026/0002, FC-2026/0003...
Para facturas rectificativas: FR-YYYY/NNNN (serie separada)
Errores de numeración a evitar
- Nunca elimines un número: Si emitiste la FC-2026/0005 y tiene un error, no la borres. Emite una factura rectificativa.
- No dejes huecos: Pasar de FC-2026/0003 a FC-2026/0005 sin la 0004 es una irregularidad que Hacienda puede cuestionar.
- No uses formatos ambiguos: «Factura 1» o «FAC-001» son válidos pero no profesionales. Usa un formato consistente.
FactuChat genera la numeración automáticamente en formato FC-YYYY/NNNN, sin que tengas que llevar la cuenta.
4. Cómo calcular el IVA
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es el impuesto indirecto que debes añadir a todas tus facturas (salvo exenciones). El IVA que cobras a tus clientes se llama IVA repercutido; el que pagas en tus compras es el IVA soportado. La diferencia es lo que ingresas a Hacienda cada trimestre en el Modelo 303.
Tipos de IVA en España (2026)
| Tipo | Porcentaje | Se aplica a |
|---|---|---|
| General | 21% | La mayoría de servicios profesionales: consultoría, diseño, programación, fontanería, etc. |
| Reducido | 10% | Reformas de vivienda habitual, hostelería, transporte de viajeros, espectáculos |
| Superreducido | 4% | Pan, leche, huevos, frutas, verduras, libros, medicamentos, prótesis |
| Exento | 0% | Enseñanza reglada, servicios médicos/sanitarios, seguros, servicios financieros |
Fórmula de cálculo
Cuota IVA = Base Imponible × Tipo de IVA
- Base 1.000 € × 21% = 210 € de IVA
- Base 500 € × 10% = 50 € de IVA
- Base 200 € × 4% = 8 € de IVA
Recuerda: El IVA que cobras no es tuyo — es un depósito temporal que debes ingresar a Hacienda trimestralmente. Muchos autónomos cometen el error de gastar el IVA cobrado y luego no tienen liquidez para pagar el Modelo 303. Reserva siempre el IVA en una cuenta separada.
5. Cuándo y cómo aplicar el IRPF
La retención de IRPF es el adelanto del impuesto sobre la renta que tu cliente retiene de tu factura e ingresa directamente a Hacienda en tu nombre.
¿Cuándo aplicar IRPF?
- SÍ: Cuando facturas a empresas, profesionales u otros autónomos
- NO: Cuando facturas a particulares (personas físicas que no actúan como empresarios)
- Depende: Si tu epígrafe IAE está en la sección 1ª (empresarial) generalmente no aplicas; si está en la sección 2ª (profesional), sí
Porcentajes de retención IRPF (2026)
| Situación | Retención | Duración |
|---|---|---|
| Tipo general | 15% | Indefinida |
| Nuevos autónomos | 7% | Año de alta + 2 años siguientes |
Si te diste de alta como autónomo en 2024, puedes aplicar el 7% reducido hasta el 31 de diciembre de 2026. A partir de 2027, pasarías al 15% general.
La retención reduce el importe que cobra el autónomo pero no es un gasto: es un adelanto de IRPF que se regulariza en la declaración de la renta anual.
6. Ejemplo completo de factura
Veamos un ejemplo práctico de una factura completa de un diseñador gráfico autónomo:
En este ejemplo, el cliente (Soluciones Digitales SL) paga 1.272 € a la diseñadora. La empresa ingresa 180 € a Hacienda como retención de IRPF. María ingresa trimestralmente los 252 € de IVA repercutido (menos el IVA soportado de sus gastos) en el Modelo 303.
7. Tipos de facturas: completa vs simplificada
La normativa distingue dos tipos principales de facturas:
Factura completa
Es la factura estándar con todos los campos que hemos descrito. Obligatoria en la mayoría de operaciones entre profesionales (B2B). Es la que necesitará tu cliente para deducirse el IVA.
Factura simplificada (antes «ticket»)
Se puede emitir en operaciones con particulares de hasta 400 € (o 3.000 € en ciertos sectores como hostelería). No requiere los datos completos del destinatario. Consulta el glosario de factura simplificada para conocer la definición legal, o nuestra guía de factura simplificada vs completa para ver las diferencias en detalle.
| Característica | Factura completa | Factura simplificada |
|---|---|---|
| Datos del destinatario | Obligatorios | Opcionales |
| Límite de importe | Sin límite | 400€ (o 3.000€ en ciertos sectores) |
| Deducible para el cliente | Sí | Solo si incluye NIF del cliente |
| Uso habitual | B2B (empresa a empresa) | B2C (a particulares, comercio minorista) |
8. Facturas rectificativas: cómo corregir errores
Si te has equivocado en una factura ya emitida — un dato incorrecto, un importe mal calculado, o el cliente ha devuelto un producto — no puedes borrar ni modificar la factura original. Debes emitir una factura rectificativa.
La factura rectificativa debe incluir:
- Número de serie propio (ej: FR-2026/0001)
- Referencia a la factura original («Rectifica la factura FC-2026/0012»)
- Motivo de la rectificación
- Los importes correctos (o los importes de diferencia)
Con VeriFactu, la cadena de hash SHA-256 garantiza que no se puede alterar ninguna factura sin que quede registrado.
9. VeriFactu: la nueva obligación desde 2027
A partir de julio de 2027, todos los autónomos y empresas en España deben usar software de facturación homologado que cumpla con el sistema VeriFactu (RD 254/2025). Ya no puedes facturar con Excel, Word ni plantillas manuales.
¿Qué implica VeriFactu para tus facturas?
- Cada factura genera un hash SHA-256 encadenado con la factura anterior
- Se aplica una firma electrónica XAdES que garantiza la autenticidad
- Se genera un código QR verificable que cualquiera puede escanear para comprobar la factura en la AEAT
- Los registros se envían automáticamente a la AEAT
- Es imposible alterar o eliminar facturas sin que quede constancia
Sanción por incumplimiento: Usar software no homologado o facturar sin VeriFactu puede suponer sanciones de hasta 50.000 € por cada ejercicio fiscal. No esperes al último momento para adaptarte.
FactuChat ya cumple con todos los requisitos VeriFactu. Cada factura que creas se envía automáticamente a la AEAT con hash, firma y QR.
10. 10 errores comunes al facturar
- No incluir el NIF del cliente: Invalida la factura para deducciones fiscales.
- Aplicar IRPF cuando no toca: La retención no se aplica a facturas a particulares.
- Dejar huecos en la numeración: Hacienda puede interpretarlo como facturas ocultas.
- Descripción demasiado genérica: «Servicios varios» no es aceptable. Sé específico.
- Aplicar el tipo de IVA incorrecto: Usar el 10% cuando corresponde el 21% genera un déficit que tendrás que regularizar.
- No emitir factura rectificativa: Borrar o modificar una factura emitida es ilegal. Siempre rectifica formalmente.
- Facturar sin estar dado de alta: Debes estar dado de alta como autónomo antes de emitir cualquier factura.
- No guardar copia: Debes conservar facturas emitidas y recibidas durante 4 años (6 años para bienes de inversión).
- Gastar el IVA cobrado: El IVA repercutido no es ingreso tuyo. Resérvalo para el Modelo 303.
- Usar software no homologado: A partir de julio 2027, necesitas software con VeriFactu. Las multas pueden llegar a 50.000 €.
11. Herramientas para hacer facturas
Para hacer facturas correctas y cumplir con VeriFactu, necesitas un programa de facturación homologado. Si solo necesitas generar facturas sueltas, prueba nuestro generador de facturas gratuito. Estas son las principales opciones en 2026:
| Programa | Precio | VeriFactu | Autom. | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| FactuChat | Desde 0 € | Sí | Sí (voz, foto, texto) | Autónomos que quieren rapidez |
| Holded | Desde 29 € | Sí | No | Empresas con necesidades ERP |
| Quipu | Desde 13 € | Sí | No | Autónomos con muchos gastos bancarios |
| Billin | Desde 0 € | Parcial | No | Plan gratuito básico |
| Declarando | Desde 14,99 € | Sí | No | Optimización fiscal de gastos |
| App AEAT | Gratis | Sí | No | Mínimo cumplimiento legal |
12. Preguntas frecuentes
Número correlativo, fecha de emisión, datos del emisor (nombre, NIF, dirección), datos del destinatario (nombre, NIF, dirección), descripción de servicios, base imponible, tipo y cuota de IVA, y total. Si facturas a empresas, también la retención de IRPF.
El tipo general es 15%. Si llevas menos de 3 años como autónomo, puedes aplicar el 7% reducido. Solo se aplica retención cuando facturas a empresas o profesionales, nunca a particulares.
Usa numeración correlativa sin saltos. Formato recomendado: FC-YYYY/NNNN (ej: FC-2026/0001). Puedes reiniciar cada año. Las rectificativas usan serie aparte (FR-YYYY/NNNN).
Sí, en casos específicos: actividades exentas (art. 20 LIVA) como enseñanza o servicios médicos, operaciones intracomunitarias, exportaciones fuera de la UE. Debes indicar la causa legal de exención.
A partir de julio 2027, sí. El RD 254/2025 (VeriFactu) obliga a usar software homologado. Excel y Word ya no son válidos. La sanción puede alcanzar 50.000€.
Cuando facturas a empresas, profesionales u otros autónomos. No se aplica a particulares. Si tu epígrafe IAE está en la sección 2ª (profesional), es obligatoria.
No puedes eliminar ni modificar una factura emitida. Debes emitir una factura rectificativa referenciando la original e indicando el motivo de la corrección.
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