Plantilla factura proforma profesional Word editable + PDF imprimible + Excel con IVA automatico, para cualquier sector

La factura proforma es la oferta detallada que mandas a un cliente antes de cerrar la operacion: tiene aspecto de factura (con desglose de conceptos e IVA) pero no tiene valor fiscal. Sirve para que el cliente apruebe el importe, para gestionar un anticipo o para tramites de aduana. Esta plantilla es sector-agnostica: vale igual para un disenador, un fontanero, una consultora o una tienda. La tienes en tres formatos: Word para editar comodamente, PDF imprimible para enviar y Excel con calculo automatico de base, IVA y total.

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Cuando usar esta plantilla

Usa la proforma cuando el cliente necesita ver el importe formal antes de aceptar, cuando vas a pedir un anticipo, cuando exportas fuera de la UE (aduanas suele pedir proforma) o cuando trabajas con clientes que requieren un documento previo para tramitar el pago. No la uses como justificante de un gasto ni para deducir IVA: para eso necesitas la factura definitiva.

Como rellenar la proforma paso a paso

1. Deja la palabra PROFORMA bien visible en la cabecera. Es lo que la diferencia de una factura real.
2. Rellena tus datos (nombre o razon social, NIF, direccion) y los datos del cliente.
3. Asigna un numero de proforma con su propia serie (ej. PRO-2026/001), nunca la misma que tus facturas.
4. Detalla cada concepto: descripcion, cantidad, precio unitario y tipo de IVA. En la version Excel, la base, el IVA y el total se calculan solos.
5. Indica la validez de la oferta (ej. "valida 30 dias"), la forma de pago y, si procede, el anticipo solicitado.
6. Cuando el cliente acepte, emite la factura definitiva: esa si lleva numeracion correlativa, se anota en libros y devenga IVA.

Ejemplo practico

Una agencia manda a un cliente una proforma PRO-2026/014 por el diseno de una web: concepto "Diseno web corporativa" 1.200 EUR + IVA 21 %. La proforma muestra base 1.200,00, IVA 252,00 y total 1.452,00 EUR, con validez 30 dias y anticipo del 40 % (580,80 EUR). El cliente acepta y paga el anticipo: la agencia emite entonces la factura de anticipo FC-2026/0042 por esos 580,80 EUR (que ya devenga IVA) y, al entregar la web, la factura final por el resto.

Ley aplicable y citas legales

Preguntas frecuentes

Una factura proforma tiene validez fiscal?

No. La proforma es un presupuesto detallado o documento informativo: no genera IVA repercutido, no se anota en los libros y no sirve para deducir. Es una oferta previa. La obligacion fiscal nace con la factura definitiva (art. 6 RD 1619/2012).

Cual es la diferencia entre proforma y presupuesto?

A efectos legales, practicamente ninguna: ambas son documentos sin valor fiscal. La proforma suele tener formato de factura (con desglose de IVA) y se usa mucho en comercio internacional y para anticipos; el presupuesto es mas habitual en servicios y obra.

Puedo cobrar con una factura proforma?

Puedes pedir un anticipo a partir de una proforma, pero en cuanto recibas el cobro debes emitir la factura definitiva (o una factura de anticipo), porque el cobro anticipado devenga el IVA (art. 75.2 LIVA).

Que numeracion lleva una proforma?

Una serie propia e independiente de las facturas (ej. PRO-2026/001). Nunca debe compartir numeracion con la serie de facturas reales, para no romper la correlatividad obligatoria de estas (art. 6.1.a RD 1619/2012).

La proforma debe llevar QR de VeriFactu desde 2027?

No. VeriFactu solo afecta a las facturas (documentos con valor fiscal). La proforma, al no ser factura, queda fuera. El QR y la huella aparecen en la factura definitiva que emitas tras la aceptacion.