Cuándo emitir factura proforma
La proforma es opcional — no hay obligación legal de emitirla. Se usa por necesidades operativas o comerciales en estos casos:
- Cliente B2B con aprobación interna: el departamento de compras necesita un documento formal para tramitar la orden de compra antes de comprometerse. La proforma cumple esa función sin generar obligación fiscal al emisor.
- Cliente extranjero con crédito documentario: para abrir un L/C (Letter of Credit) en banco, o para tramitar transferencia internacional, el cliente extranjero suele exigir proforma como documento bancario.
- Aduanas y exportación: en operaciones de exportación, la aduana del país destino puede pedir proforma para calcular aranceles y autorizar despacho previo a la factura comercial definitiva.
- Anticipos sin compromiso definitivo: cuando estás negociando todavía el contrato pero quieres dar al cliente un documento con desglose oficial para que confirme la operación.
- Producto bajo pedido o personalización: confirma características, plazos, condiciones y precio antes de fabricar o producir.
- Proyectos por fases con escalonado: proforma del total para visibilidad + facturas ordinarias por hito al finalizar cada fase.
Diferencia con presupuesto
Presupuesto y proforma son documentos comerciales similares pero con matices que conviene conocer:
| Concepto | Presupuesto | Proforma |
|---|---|---|
| Formalidad | Más amplio, puede incluir alternativas, opciones, escenarios | Más definitivo, imita formato factura completa |
| Cuándo se usa | Early stage de negociación, comparación de proveedores | Cliente prácticamente decidido, necesita documento formal |
| Validez temporal | Frecuente pero opcional | Siempre incluye validez explícita (15/30/60 días) |
| Desglose IVA | Indicativo | Detallado igual que factura |
| Uso en aduanas/L/C | No aceptado | Sí aceptado |
| Cliente típico | Particular o PYME | B2B grande, internacional, administración |
En el día a día de un autónomo: presupuesto si es primera conversación con cliente nuevo, proforma si el cliente ya quiere proceder pero necesita el documento formal.
Diferencia con factura ordinaria
| Aspecto | Factura ordinaria | Proforma |
|---|---|---|
| Valor fiscal | Sí, devenga IVA | No |
| Libro registro | Obligatoria anotación | No se anota |
| VeriFactu | Obligatorio desde 2027 | No aplica |
| Numeración | Correlativa sin saltos | Libre (recomendable serie P-) |
| Modelo 303 | Sí declara | No |
| Deducción cliente | Sí (si cumple requisitos) | No |
| Plazo emisión | Día 16 mes siguiente (B2B) | Libre |
| Conservación | 6 años obligatorio | Recomendable archivar 2 años |
Qué debe contener una proforma (y qué no)
No hay reglamento que regule el contenido de la proforma (porque no es factura formal), pero por la práctica comercial debe incluir:
- Mención clara "PROFORMA — sin valor fiscal" visible en cabecera. Evita que cliente o sus auditores la registren como factura.
- Numeración propia con serie separada (recomendado
P-2026/0001,P-2026/0002). - Fecha de emisión.
- Datos del emisor (nombre/razón social, NIF, domicilio).
- Datos del destinatario.
- Descripción detallada de bienes o servicios.
- Base imponible, IVA aplicable, retención si aplica, total.
- Validez temporal explícita: "Esta proforma tiene validez hasta el [fecha]".
- Condiciones comerciales: forma de pago, plazo de entrega, garantías, incoterms si exportación.
- Texto disclaimer: "Este documento no constituye factura. Al aceptar la proforma, se emitirá factura ordinaria conforme al art. 6 RD 1619/2012."
Lo que NO debe contener:
- Hash SHA-256 ni QR VeriFactu (no es factura formal, podría confundir al cliente).
- Numeración correlativa de la serie ordinaria (rompería trazabilidad si la AEAT la cruzara).
- Mención "factura" sin el calificativo "proforma".
Ejemplo numérico paso a paso
Eres diseñador autónomo (CNAE 7410). Cliente B2B español te pide proforma para tramitar internamente la aprobación del proyecto: diseño de identidad corporativa 3.000 € + IVA 21 % + retención IRPF 15 % (eres profesional, segundo año superado).
Notas:
- Texto al pie: "Validez 30 días. Forma de pago: 50% anticipo a aceptación, 50% a entrega. Plazo entrega: 4 semanas. Este documento no constituye factura — al aceptar se emitirá factura ordinaria por el anticipo de 1.500 €."
- NO se anota en libro registro. NO se envía a VeriFactu. NO va en modelo 303 del trimestre.
- Cuando el cliente acepta y paga el 50 % de anticipo (1.500 €), emites factura ordinaria FC-2026/0043 por ese importe (con su IVA y retención correspondientes). Al entregar, emites segunda factura ordinaria por el saldo.
- Si pasados 30 días el cliente no responde, la proforma caduca automáticamente. Sin más obligación fiscal.
Cómo convertir proforma en factura
No es una conversión automática — emites factura ordinaria nueva con numeración correlativa del libro. Pasos:
- El cliente confirma aceptación (correo, firma de proforma, transferencia de anticipo).
- Asignas nuevo número de serie ordinaria (ej.
FC-2026/0043). - Copias los datos de la proforma: cliente, descripción, base, IVA, retención.
- Añades referencia: "Esta factura corresponde a la proforma P-2026/0008 aceptada el 15/05/2026".
- Calculas hash VeriFactu encadenado a la factura ordinaria anterior + generas QR.
- Envías al sistema VeriFactu de AEAT.
- Entregas al cliente. La proforma original puedes archivarla pero no es obligatorio conservarla 6 años (no es factura formal).
Errores típicos y cómo evitarlos
Anotar proforma en libro de ingresos. NO es factura fiscal, no devenga IVA, no es ingreso hasta que emites la ordinaria definitiva.
Si el cliente paga sin recibir factura ordinaria, se devenga IVA igualmente (art. 75 LIVA, anticipos). Emite ordinaria inmediatamente por el cobro.
Documento que dice solo "Factura" sin el calificativo proforma puede ser registrado por error como factura por el cliente. Resultado: duplicado en libro registro del cliente cuando emitas la ordinaria.
Asignar a proforma número correlativo FC-2026/0043 que después usarás también para la ordinaria. Crea duplicado y rompe libro.
El error más extendido es cobrar contra proforma "para asegurar el cobro" sin emitir factura. El art. 75 LIVA establece que el cobro de un anticipo en sí mismo es devengo de IVA — y la AEAT detecta el ingreso en cuenta sin factura correlativa cuando cruza modelo 347 o información de banco. Solución: si vas a cobrar, emite factura ordinaria a la vez.