Plantilla factura proforma profesional Word + PDF + Excel listos para personalizar, sin validez fiscal

La factura proforma es un documento informativo que se entrega al cliente como oferta previa al cierre de la operación. No tiene validez fiscal (art. 6 del Real Decreto 1619/2012), no se contabiliza ni se incluye en libros, y por tanto no genera obligación de pago ni derecho a deducir IVA. Se usa para presupuestar precios, condiciones de venta y plazos antes de emitir la factura definitiva. Esta plantilla la tienes en tres formatos: Word (para personalizar texto), PDF (para imprimir tal cual) y Excel (con cálculo automático de IVA + retención + total).

Descarga la plantilla gratis

Tres formatos para que elijas. Descarga directa, sin registro ni tarjeta. Si prefieres recibirla por email para tenerla siempre a mano, usa el formulario debajo.

Cuando usar esta plantilla

Usa esta plantilla siempre que necesites comunicar al cliente el detalle de una operación antes de cerrarla: ventas internacionales (donde el cliente la necesita para trámites aduaneros), ofertas a empresas, presupuestos detallados que el cliente debe aprobar antes de emitir la factura real, anticipos antes del cobro definitivo.

Como rellenar la plantilla paso a paso

1. Numera la proforma con prefijo distinto al de las facturas (ej. PRO-2026/0001) — no comparte serie con las facturas reales.
2. Indica una fecha de validez de la oferta (30 días es estandar): si el cliente acepta dentro de plazo, mantienes precios.
3. Detalla cada linea como si fuera una factura: cantidad, precio unitario, base imponible, IVA, retención si aplica.
4. Anade siempre la mencion: "Documento informativo. Factura proforma sin validez fiscal (art. 6 RD 1619/2012)".
5. Cuando el cliente acepte, emite la factura real con número de la serie oficial y manten la proforma en el archivo del cliente.

Ejemplo practico

Imagina que vendes un curso de formacion online a una empresa por 600 EUR + IVA. Le envias una proforma PRO-2026/0014 con validez 30 días detallando horas, módulos y precio. La empresa aprueba por email. Tu emites factura FC-2026/0123 (número correlativo de tu serie oficial). La proforma queda archivada como prueba comercial de la oferta.

Ley aplicable y citas legales

Preguntas frecuentes

Una factura proforma tiene validez fiscal?

No. Es un documento informativo (art. 6 RD 1619/2012) que sirve como oferta previa. No genera devengo de IVA ni derecho a deducción. Cuando el cliente acepta, debes emitir la factura definitiva con número de la serie oficial.

Tengo que numerar las proformas en serie con las facturas reales?

No. Es recomendable usar un prefijo distinto (PRO-) para evitar confusiones con la serie oficial. Hacienda no exige que las proformas esten numeradas, pero llevar un control facilita la trazabilidad comercial.

Puedo cobrar al cliente con una proforma?

No es lo habitual. Si necesitas cobro previo, lo legal es emitir una factura de anticipo (con devengo de IVA en la fecha de cobro — art. 75.2 LIVA) y, al entregar el producto o servicio, una factura final con regularización.

Cuanto tiempo debo conservar las proformas?

No es obligatorio conservarlas porque no son facturas. Sin embargo, recomendamos guardarlas 4 años junto con la factura final que las sustituye, como prueba comercial en caso de disputa o devolución.

Puede el cliente deducirse el IVA de una proforma?

No. La proforma no es factura ni equivale a justificante de IVA soportado. El cliente solo puede deducir el IVA con factura definitiva que cumpla todos los requisitos del RD 1619/2012.