1. Criterio general — afectación a la actividad
Para deducir un gasto debe cumplirse el triple test del art. 29.1 LIRPF: estar vinculado a la actividad económica, estar correctamente contabilizado y disponer de la factura completa que lo justifique (art. 6 RD 1619/2012). Sin estos tres requisitos, Hacienda lo rechaza incluso aunque sea real.
2. Suministros de la vivienda — el famoso 30 %
Si trabajas desde casa y has comunicado el alta del local afecto (modelo 036/037 con la dirección de la vivienda y el porcentaje de m² afectos), la DGT V0801-17 y el art. 30.5.b LIRPF permiten deducir:
- El 30 % de los suministros (luz, agua, gas, internet, calefacción) aplicado al porcentaje de m² afectos sobre el total de la vivienda.
- Ejemplo: 25 m² afectos en una vivienda de 100 m² (25 %) × 30 % = 7,5 % de cada factura es deducible.
- Si vives en alquiler, también puedes deducir la parte proporcional del alquiler atribuible a los m² afectos.
3. Vehículo — la regla del todo o nada
El art. 22.4 RIRPF sólo permite deducir el vehículo en IRPF si está exclusivamente afecto a actividades como: transporte de viajeros o mercancías, autoescuelas, vigilancia, agentes comerciales o representantes. Para el resto de autónomos:
- Sí está afecto al 100 %: deduce el 50 % del coste del vehículo, gasolina, reparaciones, seguro e ITV en IRPF; y el 50 % del IVA por art. 95.3.2 LIVA.
- No está afecto al 100 %: 0 % en IRPF aunque ocasionalmente lo uses para visitar clientes.
4. Móvil — sólo si tienes línea profesional
Hacienda exige que la línea esté contratada con el NIF del autónomo (no del particular) y se justifique uso profesional. Lo más seguro es tener una línea separada de la personal. Si usas la misma línea para ambos usos, el criterio de Hacienda es deducir 0 % (criterio restrictivo, confirmado en TS 8112/2014).
5. Software, plataformas y hosting
Suscripciones a software de gestión, almacenamiento en la nube, hosting web, dominio, herramientas de diseño, plataformas SaaS: 100 % deducibles si están a nombre del autónomo y son necesarias para la actividad (art. 28 LIRPF).
6. Formación profesional
Cursos, másters, certificaciones y libros técnicos relacionados con tu actividad son deducibles al 100 %. La formación que no tiene relación directa con la actividad (idiomas genéricos, hobbies) no es deducible.
7. Gastos de representación y manutención
Comidas con clientes, regalos y atenciones tienen dos límites:
- Representación: límite del 1 % de la cifra de negocio (art. 15.e LIS aplicable por remisión a IRPF).
- Manutención propia: 26,67 €/día en territorio nacional y 48,08 €/día en el extranjero, sólo si se cumplen condiciones del art. 9 RIRPF (pago electrónico, factura, desplazamiento fuera del municipio).
8. Otros gastos habituales 100 % deducibles
- Cuota de autónomos RETA
- Asesoría fiscal y gestoría
- Material de oficina y consumibles
- Publicidad y marketing
- Seguros profesionales (responsabilidad civil, salud privada hasta 500 €/año por persona)
- Alquiler de local profesional