¿Puedo seguir facturando con Excel o Word en 2027? (VeriFactu)

Es la pregunta más buscada del año fiscal: "¿puedo seguir facturando con Excel cuando llegue VeriFactu?". La respuesta circula con dos caras opuestas según quién la cuente. Unos afirman tajantes que "a partir de 2027 Excel desaparece"; otros aseguran que "Hacienda dejó claro que Excel y Word siguen valiendo". Las dos posturas son medio verdad. Este artículo aclara dónde está exactamente la línea según el criterio AEAT publicado en sus preguntas frecuentes oficiales y el texto del Real Decreto 1007/2023.

1. ¿Qué dice exactamente la norma?

VeriFactu no regula la factura. Regula el sistema informático de facturación (SIF): el programa que la genera, la almacena y la registra. Lo dice literal el RD 1007/2023 en su artículo 1: el reglamento se aplica a los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación. La habilitación legal está en el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley Antifraude 11/2021.

Esto significa que la pregunta correcta no es "¿puedo facturar con Excel?" sino "¿mi Excel es un SIF según la AEAT?". La respuesta depende de qué hace ese archivo. Las preguntas frecuentes oficiales de la AEAT sobre los SIF lo dejan claro: un procesador de textos o una hoja de cálculo no se consideran SIF cuando se usan únicamente para tres tareas básicas:

• Introducir los datos de la factura (como una máquina de escribir digital).
• Emitir e imprimir el documento resultante.
• Conservar el archivo individual de la factura.

En cuanto el archivo procesa información tributaria (numeración correlativa, cálculo de IVA o retenciones, generación de libros-registro o automatización contable), se convierte en SIF y queda sujeto a las obligaciones del RD 1007/2023. Y aquí está el truco: casi cualquier Excel real cae en el segundo grupo. Quien usa hoja de cálculo para facturar suele tener una columna que multiplica base por tipo de IVA, una numeración que se incrementa sola y una hoja-resumen del trimestre. Eso ya es procesar información tributaria.

"El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para: introducir los datos de las facturas; expedir e imprimir las facturas; conservar la información de facturación." — Preguntas frecuentes AEAT sobre los SIF.

2. Excel sí, Excel no: los 3 escenarios reales

Para evitar confusiones, los 3 supuestos que se ven en la práctica y el veredicto en cada uno tras el 1 de julio de 2027:

El consejo honesto

Si tu Excel actual entra en el tercer escenario (y casi todos entran), no intentes "desnudarlo" para quedar en el segundo. La inspección AEAT mira los indicios: que haya histórico, que la numeración sea coherente, que existan fórmulas. Es más limpio y más barato saltar a una opción homologada gratuita que reescribir la hoja de cálculo.

3. Qué te puede costar seguir con Excel

El régimen sancionador VeriFactu vive en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria:

• Hasta 50.000 EUR por ejercicio fiscal a quien use o tenga un sistema informático de facturación que no cumpla los requisitos del RD 1007/2023. La multa es por año natural, no por factura.
• Hasta 150.000 EUR por ejercicio para fabricantes y comercializadores de software no homologado, y para quien fomente su uso.
• 1.000 - 6.000 EUR por incumplimientos formales menores (registros incompletos, ausencia de QR cuando proceda, etc.), por la vía del régimen sancionador general de la propia LGT.
• Inadmisión del IVA soportado en el destinatario de la factura. Aunque la sanción directa la pagues tú, tu cliente puede ver rechazado el gasto en su modelo 303 y reclamártelo civilmente.

El riesgo realista para un autónomo no es la multa máxima (reservada a fraude grave). El riesgo realista es la inspección rutinaria que detecta que tu Excel calcula y numera, te abre expediente y te endosa varios miles de euros. Y a partir de ahí, cada cliente al que le hayas emitido factura puede tener problemas para deducirla. Lo que te ahorras "sin pagar software" es, literalmente, cero — porque hay opciones gratuitas. Lo que arriesgas, en cambio, es alto.

4. La alternativa que no cuesta nada

Si tu situación es la de un autónomo con 5-20 facturas al mes y no quieres pagar 12-29 EUR mensuales a un ERP, hay una salida limpia: FactuChat, plan gratuito permanente con 10 facturas VeriFactu al mes, sin tarjeta, sin instalar nada. El motor propio firma con XAdES-BES, encadena la huella SHA-256, genera el QR de verificación AEAT y envía el registro a través de plataforma homologada (convenio 017).

Lo abres desde el Telegram que ya tienes en el móvil. Escribes "factura a Talleres Pérez 350 euros más IVA", lo dictas por voz o haces foto del ticket; el motor lo extrae automáticamente. Sale el PDF firmado con QR en menos de un minuto y queda enviado a la AEAT. Es el mismo flujo que tendrías que reproducir con un programa de pago, pero por 0 euros hasta 10 facturas/mes y 7,99 EUR/mes desde la 11ª (plan Básico, 50 facturas) o 12,99 EUR/mes para volumen ilimitado (plan Pro).

5. Fechas oficiales: el aplazamiento del RD-ley 15/2025

El calendario VeriFactu cambió a finales de 2025. El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, retrasó la entrada en vigor obligatoria un año entero para dar margen a empresas, autónomos y proveedores de software. El Congreso convalidó la norma el 11 de diciembre de 2025. Las fechas definitivas:

• 1 de enero de 2027 — Sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades (SL, SA, comunidades de bienes con personalidad).
• 1 de julio de 2027 — Autónomos personas físicas en territorio común y resto de obligados a expedir factura.
• Ya exigible — Software comercializado: los fabricantes deben tener declarado responsable el cumplimiento de los requisitos técnicos para que el producto pueda venderse legalmente. Esto significa que las herramientas que pongas hoy en marcha ya deben estar homologadas, aunque tú como autónomo no estés todavía obligado.

Para más detalle sobre el aplazamiento y su impacto operativo, consulta el hub VeriFactu y la guía del calendario VeriFactu 2026-2027.

6. Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word después del 1 de julio de 2027?

Depende del uso. Si Excel o Word se usan solo como máquina de escribir o talonario en blanco para teclear, imprimir y guardar la factura (sin cálculos, sin numeración automática, sin libro-registro), la AEAT no lo considera Sistema Informático de Facturación y queda fuera del RD 1007/2023. Si la hoja de cálculo numera, calcula importes, almacena el histórico o emite IVA/IRPF, sí es un SIF y desde el 1 de julio de 2027 debe cumplir VeriFactu. En la práctica casi cualquier Excel real cae en el segundo escenario.

¿La factura en papel manuscrito sigue siendo legal en 2027?

Sí. La factura totalmente manual (manuscrita o escrita a máquina en talonario preimpreso, sin ningún sistema informático que intervenga) no entra en el ámbito del RD 1007/2023 ni de VeriFactu. La AEAT lo confirma expresamente. El problema es práctico: a partir del 1 de octubre de 2027 entrará la factura electrónica B2B obligatoria de Crea y Crece para empresas grandes, y el papel deja de ser viable cuando el cliente la exige electrónica.

¿Cuándo se considera Excel un Sistema Informático de Facturación (SIF)?

Cuando la hoja procesa información tributaria: numeración correlativa automática, fórmulas de cálculo de IVA o IRPF, almacenamiento del histórico de facturas como base de datos, o exportación de libros-registro. Esos usos convierten la hoja en SIF según las preguntas frecuentes oficiales de la AEAT y queda obligada a cumplir el RD 1007/2023 desde el 1 de julio de 2027.

¿Cuánto puede multar Hacienda por seguir facturando con Excel?

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley Antifraude 11/2021, sanciona con hasta 50.000 EUR por ejercicio fiscal a quien use un sistema informático de facturación no conforme al RD 1007/2023. Para fabricantes y comercializadores de software no homologado, la cuantía sube a 150.000 EUR por ejercicio. La multa es por año natural, no por factura, y se acumula con la inadmisión del IVA soportado por el receptor de la factura.

¿Hay alguna alternativa gratuita para cumplir VeriFactu sin pagar nada?

Sí. FactuChat ofrece un plan gratuito permanente con 10 facturas VeriFactu al mes desde Telegram, sin tarjeta, sin instalar nada y sin permanencia. El motor propio firma con XAdES-BES, encadena la huella SHA-256, genera el QR de verificación y envía el registro a la AEAT mediante plataforma homologada. Para volúmenes mayores, el plan Básico cuesta 7,99 EUR/mes (50 facturas) y el plan Pro 12,99 EUR/mes con facturas ilimitadas.

Conclusión: dónde está realmente la línea

La AEAT no quiere acabar con Excel ni con Word: quiere acabar con los sistemas que procesan información tributaria sin dejar huella verificable. Si tu hoja de cálculo procesa información (y casi todas lo hacen), tendrás que cambiar antes del 1 de julio de 2027. Si tu factura es realmente manual (papel manuscrito o plantilla pasiva), puedes seguir, pero te toparás con la factura electrónica obligatoria B2B antes o después.

La decisión racional no es "Excel o software de pago". La decisión racional es empezar ahora gratis con una herramienta homologada para tener un año de rodaje antes de que la obligación se vuelva exigible. El plan gratuito de FactuChat cubre la mayoría de autónomos sin pagar un céntimo, y para el resto la diferencia frente al riesgo de sanción es mínima.

Profundiza en la guía completa de VeriFactu para autónomos 2027, mira el programa de facturación VeriFactu gratis y calcula tu exposición real con la calculadora de multas VeriFactu.