La factura electrónica B2B obligatoria es la otra pata de la digitalización fiscal española, junto con VeriFactu. La Ley 18/2022 Crea y Crece aprobó el marco general en septiembre de 2022, pero el desarrollo reglamentario que fija los plazos exactos y los formatos técnicos sigue en fase de tramitación a mayo de 2026.
En esta guía te explicamos el calendario previsto, las obligaciones de emisor y receptor, los formatos técnicos en discusión, y cómo prepararte si eres autónomo o pyme.
1. Qué es la factura electrónica B2B obligatoria
Factura electrónica B2B es la factura en formato estructurado (no papel ni PDF visual) intercambiada entre empresas o profesionales por canal electrónico. La obligación nace del artículo 12 de la Ley 18/2022, que modifica la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información.
Características obligatorias:
- Formato estructurado (XML según FacturaE, UBL 2.1, EDIFACT u otro estándar)
- Firma electrónica en el documento
- Entrega electrónica punto a punto o vía plataforma intermediaria acreditada
- Acuse de recepción del receptor
- Notificación de estados (aceptada, rechazada, pagada total/parcial)
- Comunicación a plataforma pública gestionada por AEAT
2. Calendario previsto por facturación anual
| Fecha de obligación | Empresas afectadas | Criterio |
|---|---|---|
| Octubre de 2027 | Grandes empresas | Facturación anual > 8 millones € |
| Julio de 2028 | Pymes y autónomos | Facturación anual ≤ 8 millones € |
Las fechas exactas dependerán del Reglamento que desarrolle el artículo 12 de la Ley 18/2022. El borrador publicado en consulta pública en 2023 mantiene estas dos etapas, pero ha sufrido retrasos por la complejidad técnica de la plataforma central.
3. Qué facturas entran y cuáles no
Entran en la obligación
- Facturas emitidas a empresas y autónomos españoles
- Facturas emitidas a Administración pública (ya obligatorio desde 2015 con Ley 25/2013)
- Facturas rectificativas a empresas o autónomos
- Operaciones intracomunitarias B2B (con peculiaridades)
NO entran (siguen pudiendo ser papel o PDF)
- Facturas a consumidor final (particulares, B2C)
- Facturas simplificadas (tickets) que no identifican destinatario empresa
- Operaciones con países terceros (con sus propias reglas)
- Facturas exentas según excepciones del futuro reglamento
4. Factura electrónica B2B vs VeriFactu
Confusión muy común. Son dos obligaciones diferentes pero complementarias:
| Aspecto | VeriFactu | Factura electrónica B2B |
|---|---|---|
| Norma | RD 1007/2023 | Ley 18/2022 Crea y Crece |
| Inicio (autónomos) | 1 de julio de 2027 | Julio de 2028 |
| Inicio (sociedades) | 1 de enero de 2027 | Octubre de 2027 (>8M) |
| Qué regula | Sistema informático de facturación | Formato y entrega B2B |
| Receptor obligado | No | Sí (recibe y acusa) |
| Aplica a B2C | Sí | No |
| Comunicación AEAT | Directa | Vía plataforma intermediaria |
Una factura B2B emitida en 2028 deberá cumplir las dos obligaciones: ser generada desde sistema VeriFactu (RD 1007/2023) Y ser intercambiada electrónicamente en formato estructurado (Ley Crea y Crece).
5. Formatos técnicos en discusión
FacturaE (formato actual a Administración)
XML utilizado para facturación a la Administración pública desde 2015. Versión actual 3.2.2. Bien implementado en España, soporte amplio. Es el favorito para B2B.
UBL 2.1 (estándar europeo)
Universal Business Language, estándar OASIS adoptado por la Unión Europea para facturación electrónica transfronteriza. La norma UNE-EN 16931 define semántica común basada en UBL. Probable estándar europeo unificado a medio plazo.
EDIFACT
Estándar legado de intercambio EDI. Sigue usándose en cadenas industriales y supermercados. Probablemente permitido en versión moderna.
Mecanismo "core invoice + extensiones"
El borrador del reglamento contempla un núcleo obligatorio (UNE-EN 16931) con extensiones nacionales para ajustes españoles (IVA reducido, IRPF, regímenes especiales).
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6. La plataforma pública española
La Ley 18/2022 prevé la creación de una plataforma pública gratuita gestionada por la AEAT. Las empresas podrán usarla directamente o a través de plataformas privadas acreditadas (proveedores tecnológicos certificados).
Funcionalidades previstas:
- Punto único de intercambio de facturas electrónicas
- Validación de formato y firma
- Notificación de estados al emisor
- Acceso de consulta para el receptor
- Conservación durante 4 años (plazo de prescripción)
- Integración con VeriFactu nacional
7. Obligaciones del receptor de la factura
A diferencia de VeriFactu (solo afecta al emisor), la factura electrónica B2B obliga también al receptor:
- Disponer de medios para recibir la factura electrónica (software, plataforma o cuenta en plataforma pública)
- Comunicar al emisor el estado de la factura (aceptada/rechazada con motivo)
- Notificar el pago total o parcial al emisor y a la plataforma central
- Conservar el fichero estructurado durante 4 años
- Permitir auditoría de la trazabilidad de pagos en caso de inspección
8. Impacto real en pymes y autónomos
Para una pyme con facturación < 8 millones o un autónomo, el impacto realista es:
- Octubre 2027: tus grandes clientes (más de 8M de facturación) te pedirán recibir tus facturas en formato electrónico estructurado. Si no puedes, te buscarán proveedor alternativo.
- Julio 2028: tú emites todas las facturas a empresas en formato electrónico. Tu software debe estar preparado.
- Coste estimado: 0 € si usas plataforma pública, 5-30 €/mes si usas plataforma privada acreditada, o incluido en software de facturación moderno.
9. Ventajas reales de la digitalización
Aunque la obligación es una carga inicial, las ventajas operativas son medibles:
- Reducción de tiempo en facturación: de 15 minutos a 1-2 minutos por factura
- Pago más rápido: la factura electrónica acelera el cobro un 50% según datos del INE 2024
- Menos errores: validación automática del formato y del contenido
- Conservación automática: el sistema guarda los 4 años obligatorios
- Trazabilidad de pagos: útil para Ley de morosidad (60 días B2B, 30 días Administración)
10. Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica B2B en España?
Octubre 2027 para empresas >8M €. Julio 2028 para pymes y autónomos.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica B2B y VeriFactu?
VeriFactu regula el sistema interno. La factura electrónica B2B regula el formato y la entrega entre empresas.
¿Tengo que emitir factura electrónica a particulares?
No. La obligación es solo B2B. Las facturas a consumidor final pueden seguir en papel o PDF.
¿Qué formato debe tener la factura electrónica?
Formato estructurado: FacturaE, UBL 2.1, EDIFACT u otro estándar que cumpla UNE-EN 16931.
¿Qué obligaciones tengo si recibo una factura electrónica?
Recibir, validar, archivar 4 años, comunicar estado de pago al emisor y a la plataforma central.
¿Habrá una plataforma pública de facturación?
Sí. Plataforma pública gratuita gestionada por la AEAT como nodo central.
¿Las facturas en PDF servirán después de 2027?
No para B2B. Sí para B2C (consumidor final) acompañando al fichero estructurado.
¿Qué sanciones hay por no usar factura electrónica B2B obligatoria?
Hasta 10.000 euros según Ley 18/2022, pendiente desarrollo reglamentario.
Conclusión
La factura electrónica B2B obligatoria llega a España en dos etapas: octubre 2027 y julio 2028. Para un autónomo o pyme, no hay urgencia inmediata, pero conviene ir preparándose ahora, especialmente si trabajas con grandes empresas que sí estarán obligadas en 2027.
La buena noticia: VeriFactu y factura electrónica B2B comparten infraestructura técnica. Si te adaptas a VeriFactu en 2027 con un software moderno, la transición a factura electrónica B2B en 2028 es incremental, no disruptiva.
Más sobre esta transformación: VeriFactu obligatorio 2027, modelo 303 rectificativa, TicketBAI Bizkaia y VeriFactu en módulos.
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