La factura electrónica obligatoria es una de las mayores transformaciones fiscales en España desde la implantación del SII. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece que todas las empresas y autónomos deberán emitir, enviar y recibir facturas en formato electrónico estructurado en sus operaciones B2B. Si a esto le sumas la obligación de VeriFactu, el panorama fiscal español cambia por completo. En esta guía te explicamos todo: calendario, formatos, requisitos técnicos, sanciones y cómo prepararte sin agobios.
1. Qué es la factura electrónica
Una factura electrónica es un documento fiscal que se genera, transmite y conserva en formato digital estructurado. Esto significa que no es un simple PDF enviado por correo electrónico, sino un fichero en formato XML o similar que puede ser procesado automáticamente por los sistemas informáticos del emisor y del receptor.
Para que un documento se considere factura electrónica en España, debe cumplir tres requisitos fundamentales:
- Formato estructurado: El contenido de la factura se codifica en un formato legible por máquinas (Facturae, UBL o CII), no en un formato visual como PDF o imagen.
- Autenticidad del origen: Se garantiza la identidad del emisor mediante firma electrónica avanzada, sello electrónico cualificado o intercambio electrónico de datos (EDI) con acuerdo previo.
- Integridad del contenido: Se garantiza que el contenido no ha sido modificado desde su emisión, mediante firma digital o controles de integridad.
Concepto clave: Un PDF adjunto a un email NO es una factura electrónica, aunque sea un documento digital. La factura electrónica es un fichero XML estructurado que permite el procesamiento automático de datos fiscales sin intervención humana.
La factura electrónica no es un concepto nuevo en España. Desde 2015, las empresas que facturan a la Administración Pública están obligadas a usar factura electrónica a través de la plataforma FACe. Lo que cambia ahora es la extensión de esta obligación a las operaciones entre empresas y autónomos (B2B).
Los beneficios de la factura electrónica son claros: reducción de errores manuales, ahorro en costes de impresión y envío, trazabilidad completa, cumplimiento normativo automatizado y mayor rapidez en los cobros. Según estimaciones de la Comisión Europea, la facturación electrónica puede ahorrar entre 1 y 2 euros por factura procesada.
2. Ley Crea y Crece: calendario de obligatoriedad
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (conocida como Ley Crea y Crece) fue aprobada el 28 de septiembre de 2022. Su artículo 12 establece la obligación de facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales (B2B).
El calendario de implantación se establece en dos fases, en función del volumen de facturación:
| Fase | Obligados | Fecha prevista | Requisitos |
|---|---|---|---|
| Fase 1 | Empresas con facturación > 8 millones EUR/año | 2026 (1 año tras el reglamento) | Emisión y recepción de factura electrónica B2B |
| Fase 2 | Resto de empresas y autónomos | 2027 (2 años tras el reglamento) | Emisión y recepción de factura electrónica B2B |
Atención: Las fechas exactas dependen de la publicación del reglamento de desarrollo de la Ley Crea y Crece, que a abril de 2026 aún está en fase de tramitación. Los plazos de 1 y 2 años se cuentan desde la entrada en vigor de dicho reglamento. Consulta las novedades en la web de la AEAT.
La Ley Crea y Crece complementa, pero no sustituye, al Reglamento VeriFactu (RD 254/2025), que obliga a los programas de facturación a reportar las facturas emitidas a la AEAT en tiempo real. Son dos obligaciones distintas que convergen en el tiempo:
- Factura electrónica (Ley Crea y Crece): Obliga a que el intercambio de facturas entre empresas y autónomos sea en formato electrónico estructurado.
- VeriFactu (RD 254/2025): Obliga a que el software de facturación registre y envíe cada factura emitida a la AEAT, con hash SHA-256 y código QR. Obligatorio desde julio de 2027 para autónomos.
Consejo: No esperes a que se publique el reglamento definitivo para prepararte. La dirección es inequívoca: toda facturación B2B será electrónica. Empieza a usar un software de facturación que ya soporte formatos estructurados y VeriFactu.
3. Diferencia entre factura electrónica y VeriFactu
Es habitual confundir la factura electrónica con VeriFactu. Aunque ambos conceptos están relacionados con la digitalización fiscal, son obligaciones diferentes con objetivos distintos.
| Concepto | Factura electrónica | VeriFactu |
|---|---|---|
| Normativa | Ley 18/2022 (Crea y Crece) | RD 254/2025 (Reglamento VeriFactu) |
| Objetivo | Intercambio digital entre emisor y receptor | Reporte de facturas a la AEAT en tiempo real |
| Formato | Facturae, UBL 2.1, CII (XML estructurado) | XML propio de la AEAT (registro de facturación) |
| Destinatario | El cliente (empresa o autónomo) | La AEAT (Agencia Tributaria) |
| Seguridad | Firma electrónica avanzada o sello cualificado | Hash SHA-256 encadenado + código QR |
| Ámbito | Operaciones B2B (entre empresas/autónomos) | Todas las facturas emitidas (B2B, B2C, B2G) |
| Obligación autónomos | Fase 2 (prevista 2027) | Julio 2027 |
En resumen: La factura electrónica regula cómo envías la factura a tu cliente. VeriFactu regula cómo tu software de facturación informa a Hacienda de cada factura que emites. Un autónomo que trabaje con un software de facturación adaptado cumplirá ambas obligaciones simultáneamente.
Piensa en ello así: la factura electrónica es el sobre (formato estructurado para tu cliente), y VeriFactu es la copia para Hacienda (registro automático en la AEAT). Tu software de facturación debe gestionar ambos procesos de forma transparente, sin que tengas que hacer nada adicional.
4. Formatos: Facturae, UBL, CII
La normativa española y europea reconoce varios formatos de factura electrónica. Cada uno tiene sus características, su ámbito de uso y sus ventajas. Los tres principales son:
Facturae (formato español)
Facturae es el formato de factura electrónica desarrollado por el Ministerio de Hacienda de España. Es el estándar obligatorio para facturación a la Administración Pública a través de la plataforma FACe. La versión actual es Facturae 3.2.2.
- Formato XML con esquema XSD definido por la AEAT.
- Soporta firma electrónica XAdES integrada en el propio fichero.
- Incluye campos específicos de la normativa fiscal española (retención IRPF, recargo de equivalencia, etc.).
- Obligatorio para facturación B2G (a la Administración Pública).
- Ampliamente soportado por software de facturación español.
UBL 2.1 (estándar europeo)
Universal Business Language (UBL) es un estándar internacional desarrollado por OASIS, ampliamente adoptado en la Unión Europea. La Directiva 2014/55/UE lo reconoce como uno de los formatos válidos para la facturación electrónica transfronteriza.
- Estándar abierto, mantenido por OASIS TC.
- Amplia adopción en la UE (Países Bajos, Dinamarca, Italia, Noruega).
- Conforme con la norma europea EN 16931 (semántica de factura electrónica).
- Ideal para operaciones intracomunitarias y facturación al extranjero.
- Soportado por la mayoría de plataformas de facturación europeas.
CII — Cross-Industry Invoice (UN/CEFACT)
El formato CII (Cross-Industry Invoice) es parte de la norma UN/CEFACT y también está reconocido por la Directiva europea 2014/55/UE. Es menos común en España pero tiene presencia en operaciones internacionales, especialmente con Alemania y Francia (que usa el formato híbrido Factur-X basado en CII).
| Característica | Facturae 3.2.2 | UBL 2.1 | CII |
|---|---|---|---|
| Origen | España (MINHAP) | OASIS (internacional) | UN/CEFACT |
| Uso principal | B2G España (FACe) | B2B/B2G Europa | Internacional |
| Norma EN 16931 | Compatible (con mapeo) | Nativo | Nativo |
| Firma integrada | XAdES enveloped | XAdES detached | Variable |
| Adopción en España | Alta (obligatorio B2G) | Media (creciendo) | Baja |
Consejo: Si solo facturas a clientes en España, Facturae 3.2.2 es el formato más seguro y soportado. Si tienes clientes en otros países de la UE, UBL 2.1 te dará mayor compatibilidad transfronteriza.
5. Requisitos técnicos (firma digital, conservación)
La normativa establece una serie de requisitos técnicos que deben cumplir las facturas electrónicas para ser válidas. Los dos más importantes son la firma electrónica y la conservación.
Firma electrónica
Toda factura electrónica debe garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Esto se consigue mediante alguno de estos mecanismos:
- Firma electrónica avanzada basada en certificado cualificado: La opción más robusta. El emisor firma digitalmente la factura con un certificado de la FNMT o de un prestador cualificado. Es la opción exigida por FACe para facturas a la Administración.
- Sello electrónico cualificado: Similar a la firma pero asociado a una persona jurídica (empresa), no a una persona física. Útil para empresas que emiten grandes volúmenes de facturas.
- Intercambio electrónico de datos (EDI): Mediante un acuerdo previo entre emisor y receptor que garantice la autenticidad e integridad por otros medios técnicos (usado en grandes empresas y cadenas de distribución).
Conservación de facturas electrónicas
El artículo 29 de la Ley General Tributaria y el Reglamento de facturación (RD 1619/2012) establecen que las facturas, tanto emitidas como recibidas, deben conservarse durante el plazo de prescripción tributaria: 4 años. Para facturas electrónicas, esto implica:
- Conservar el fichero XML original (no solo el PDF visual).
- Garantizar la legibilidad durante todo el periodo de conservación.
- Mantener la firma electrónica verificable.
- Permitir el acceso completo a la AEAT en caso de inspección.
- Si se almacenan en un país fuera de la UE, debe existir asistencia mutua y acceso online en tiempo real.
Importante: Imprimir una factura electrónica y guardar solo el papel NO cumple la obligación de conservación. Debes mantener el fichero electrónico original con su firma digital intacta durante al menos 4 años.
6. Factura electrónica B2B vs B2G (FACe)
En España conviven dos ámbitos de factura electrónica con requisitos distintos:
Factura electrónica B2G (a la Administración Pública)
Desde el 15 de enero de 2015, la Ley 25/2013 obliga a las empresas a presentar sus facturas a la Administración Pública (Estado, CCAA, Ayuntamientos) en formato electrónico a través de la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
- Formato obligatorio: Facturae 3.2.x.
- Firma electrónica avanzada basada en certificado cualificado obligatoria.
- Envío a través de FACe o de los puntos de entrada de cada Administración.
- Obligatorio para facturas superiores a 5.000 EUR (algunos organismos lo aplican a todos los importes).
- Seguimiento de estado: FACe permite consultar si la factura ha sido registrada, conformada o rechazada.
Factura electrónica B2B (entre empresas y autónomos)
La novedad de la Ley Crea y Crece es extender la obligación al ámbito B2B. Las diferencias principales con B2G son:
- Formatos aceptados: Facturae, UBL 2.1 o CII (mayor flexibilidad que B2G).
- No existe una plataforma centralizada como FACe (cada empresa elige su canal de recepción).
- El reglamento prevé la creación de una solución pública de facturación electrónica que pueda servir como plataforma de intercambio.
- El receptor debe poder recibir y procesar la factura electrónica sin coste adicional.
- Los autónomos y pymes podrán usar la solución pública gratuita que desarrolle la Administración.
Dato clave: La Ley Crea y Crece establece que el receptor de una factura electrónica B2B no puede rechazarla por el mero hecho de ser electrónica. Ambas partes tienen la obligación de emitir y recibir en formato electrónico una vez entre en vigor la obligación.
Para los autónomos, la transición puede parecer compleja, pero la realidad es que un buen software de facturación gestiona todo automáticamente: genera la factura en formato Facturae o UBL, aplica la firma o sello electrónico, envía la copia a la AEAT vía VeriFactu y te permite descargar o enviar el fichero al cliente.
7. Software homologado: qué necesitas
Con la convergencia de la factura electrónica obligatoria y VeriFactu, elegir un software de facturación adecuado es más importante que nunca. A partir de 2027, tu programa de facturación deberá cumplir con una serie de requisitos legales estrictos.
Requisitos que debe cumplir tu software
- Generación de factura electrónica: Capacidad de generar facturas en formato Facturae 3.2.2, UBL 2.1 o CII, con los campos obligatorios (NIF emisor/receptor, base imponible, tipo de IVA, cuota, total, etc.).
- Firma electrónica o sello: Integración con certificados digitales (FNMT u otros prestadores cualificados) para firmar electrónicamente las facturas.
- Cumplimiento VeriFactu: Registro de cada factura emitida con hash SHA-256 encadenado, generación de código QR de verificación AEAT y envío del registro a la AEAT en tiempo real o casi real.
- Inalterabilidad: El software no puede permitir la modificación de facturas ya emitidas sin dejar trazabilidad. Si se anula o rectifica una factura, debe hacerse mediante factura rectificativa registrada.
- Conservación: Almacenamiento seguro de las facturas electrónicas durante el periodo legal de conservación (4 años mínimo).
- Declaración responsable: El fabricante del software debe emitir una declaración responsable ante la AEAT certificando que el programa cumple los requisitos del RD 254/2025.
Atención: Usar un software de facturación que no cumpla con VeriFactu puede suponer sanciones de hasta 50.000 EUR para el usuario (y hasta 150.000 EUR para el fabricante del software). No basta con generar un PDF: tu programa debe registrar cada factura en la AEAT.
Qué NO sirve como factura electrónica
- Un PDF enviado por email (no es formato estructurado).
- Una hoja de cálculo de Excel con datos de facturación.
- Una foto o escaneo de una factura en papel.
- Un Word o Google Docs con formato de factura.
- Un software que genera facturas pero no reporta a la AEAT (incumple VeriFactu).
Consejo: Antes de elegir tu software, verifica que el fabricante ha presentado (o se compromete a presentar) la declaración responsable ante la AEAT. Consulta nuestra guía completa de facturación para más detalles sobre el proceso.
8. Sanciones por incumplimiento
El régimen sancionador es uno de los aspectos que más preocupa a autónomos y empresas. Existen sanciones por dos vías diferentes: por incumplir la factura electrónica B2B y por incumplir VeriFactu.
Sanciones por la Ley Crea y Crece (factura electrónica B2B)
| Infracción | Sanción |
|---|---|
| No emitir factura electrónica cuando sea obligatorio | Hasta 10.000 EUR |
| Rechazar la recepción de una factura electrónica válida | Hasta 10.000 EUR |
| No informar del estado de pago de la factura (cuando sea exigible) | Hasta 10.000 EUR |
Sanciones por VeriFactu (RD 254/2025)
| Infracción | Sanción |
|---|---|
| Usar software no homologado (sin declaración responsable) | Hasta 50.000 EUR por ejercicio |
| Fabricar/distribuir software que permita doble contabilidad | Hasta 150.000 EUR |
| No enviar registros de facturación a la AEAT | Sanción por incumplimiento de obligaciones tributarias (LGT) |
| Alterar la cadena de hash o registros de facturación | Sanción grave + posible delito fiscal |
Importante: Las sanciones de Hacienda por incumplimiento son acumulativas. Si no emites factura electrónica, usas software no homologado y no reportas a la AEAT, puedes enfrentarte a múltiples sanciones simultáneas. La AEAT ha indicado que el periodo inicial será de adaptación, pero las sanciones estarán vigentes desde el primer día de la obligación.
9. Cómo prepararte paso a paso
La transición a la factura electrónica obligatoria no tiene por qué ser traumática. Sigue estos pasos para estar listo antes de que entre en vigor la obligación:
Paso 1: Obtén tu certificado digital
Si aún no tienes un certificado digital de la FNMT (o de otro prestador cualificado), solicítalo cuanto antes. Es gratuito para personas físicas y lo necesitarás para firmar electrónicamente tus facturas y para trámites con la AEAT.
- Solicitud online en sede.fnmt.gob.es.
- Acreditación presencial en una oficina de la AEAT, Seguridad Social o Ayuntamiento.
- Descarga e instalación del certificado (validez: 4 años, renovable).
Paso 2: Elige un software de facturación homologado
Asegúrate de que tu software de facturación cumple con los requisitos de factura electrónica y VeriFactu. Verifica que:
- Genera facturas en formato Facturae o UBL.
- Integra firma electrónica con tu certificado.
- Cumple con VeriFactu (hash SHA-256, QR, envío a AEAT).
- El fabricante ha emitido la declaración responsable.
Paso 3: Actualiza tu declaración censal
Revisa tu Modelo 036 o 037 para asegurarte de que tus datos censales están correctos: NIF, domicilio fiscal, actividad, régimen de IVA. Cualquier discrepancia entre tus datos censales y los de tus facturas electrónicas generará rechazos.
Paso 4: Comunica el cambio a tus clientes y proveedores
Informa a tus clientes de que empezarás a emitir facturas electrónicas y acuerda los canales de envío (email con XML adjunto, plataforma de intercambio, etc.). Igualmente, pregunta a tus proveedores cómo planean enviarte sus facturas electrónicas.
Paso 5: Haz una prueba antes de la fecha límite
No esperes al último día. Emite algunas facturas electrónicas de prueba, verifica que se generan correctamente en formato XML, que la firma es válida y que el registro VeriFactu se envía a la AEAT. Corrige cualquier problema antes de que sea obligatorio.
Consejo: FactuChat te permite empezar a emitir facturas con cumplimiento VeriFactu desde hoy, sin esperar a que entre en vigor la obligación. Así, cuando llegue la fecha límite, ya tendrás todo el proceso rodado y sin sorpresas. Empieza gratis con hasta 10 facturas al mes.
10. Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica en España?
Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros anuales deberán emitir factura electrónica B2B desde 2026 (1 año tras la publicación del reglamento de desarrollo). El resto de empresas y autónomos tendrán la obligación a partir de 2027 (2 años tras el reglamento). Las fechas exactas dependen de la publicación definitiva del reglamento, aún en tramitación a abril de 2026.
¿Qué diferencia hay entre factura electrónica y VeriFactu?
La factura electrónica es el documento fiscal en formato estructurado (XML) que envías a tu cliente. VeriFactu es el sistema de la AEAT que obliga a tu software de facturación a registrar y enviar un resumen de cada factura emitida a Hacienda, con hash SHA-256 y código QR de verificación. Son obligaciones complementarias: la primera regula el intercambio con tu cliente, la segunda regula el reporte a la AEAT.
¿Qué formato debe tener una factura electrónica en España?
Se aceptan tres formatos: Facturae 3.2.2 (estándar español, obligatorio para B2G), UBL 2.1 (estándar europeo) y CII (Cross-Industry Invoice). Para facturación a la Administración Pública a través de FACe, el formato obligatorio es Facturae. Para B2B, se aceptan los tres.
¿Qué sanciones hay por no emitir factura electrónica?
La Ley Crea y Crece establece sanciones de hasta 10.000 EUR por no emitir factura electrónica cuando sea obligatorio. Además, el reglamento VeriFactu prevé sanciones de hasta 50.000 EUR por usar software no homologado y de hasta 150.000 EUR para fabricantes de software que permitan la doble contabilidad.
¿Necesito un software especial para emitir facturas electrónicas?
Sí. Necesitas un software que genere facturas en formato estructurado (Facturae, UBL o CII), que integre firma electrónica, y que cumpla con VeriFactu (registro en la AEAT, hash SHA-256, integridad de la cadena). Un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica válida.
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