Suplido vs gasto repercutido: diferencias y cómo facturarlos

La distinción entre suplido y gasto repercutido es uno de los puntos más sutiles —y más controlados por Hacienda— en la facturación de servicios profesionales. Un suplido es un gasto que el autónomo paga en nombre y por cuenta del cliente: la factura va al cliente, no al autónomo. Un gasto repercutido es un gasto propio del autónomo que después refactura al cliente. La diferencia es crítica porque el suplido no forma parte de la base imponible del IVA (art. 78.Tres.3º LIVA), mientras que el gasto repercutido sí.

El suplido: requisitos del art. 78.Tres.3º LIVA

Para que un gasto se considere suplido y quede fuera de la base imponible deben cumplirse cuatro requisitos acumulativos:

1. Factura a nombre del cliente: el justificante original debe ir emitido al cliente con su NIF, no al autónomo.
2. Mandato previo: el cliente ha encomendado expresamente al autónomo realizar el gasto en su nombre.
3. Reflejo exacto del importe: el autónomo factura el suplido al cliente al importe exacto, sin margen ni comisión, sin IVA y sin IRPF.
4. No deducción del IVA del suplido: el autónomo no puede deducir el IVA del suplido en su modelo 303 (es como si esa factura nunca hubiera pasado por él).

Ejemplo de suplido

Abogado autónomo gestiona un trámite para su cliente que requiere pagar tasas judiciales. El cliente le encarga adelantar el pago.

• Tasa judicial: 300 € (a nombre del cliente, no del abogado).
• Honorarios del abogado: 800 € + 168 € IVA + (−84 € IRPF) = 884 € netos.
• Factura emitida:
  • Concepto 1: Honorarios — 800 € + 21 % IVA + 7 % IRPF
  • Concepto 2: Suplido tasa judicial (sin IVA ni IRPF) — 300 €
  • Total factura: 1.184 € (884 + 300 €)

La tasa judicial original tiene que ir a nombre del cliente. El abogado nunca puede deducirla en su propio 303 — es como si el cliente la hubiera pagado directamente.

El gasto repercutido: cuándo aplica

Si el gasto no cumple alguno de los requisitos del suplido (factura a nombre del autónomo, sin mandato previo, con margen), pasa a ser gasto repercutido. El tratamiento es opuesto:

• El autónomo deduce el IVA soportado del gasto en su modelo 303.
• El gasto se incluye en la base imponible de la factura al cliente.
• Sobre esa base se repercute IVA y se aplica retención si procede.

Ejemplo de gasto repercutido

Consultor IT contrata un servicio de hosting AWS para su cliente, pero la factura de AWS llega al consultor. Al cliente le incluye ese hosting en la factura final:

• Factura AWS al consultor: 200 € + 42 € IVA = 242 € (factura a nombre del consultor).
• El consultor deduce los 42 € en su modelo 303 como IVA soportado.
• Factura del consultor al cliente:
  • Consultoría: 1.500 €
  • Hosting AWS (repercutido): 200 €
  • Base imponible: 1.700 €
  • IVA 21 %: 357 €
  • IRPF 15 %: −255 €
  • Total: 1.802 €

El hosting va dentro de la base imponible y lleva IVA al 21 %. Si el cliente preguntase, no es suplido porque la factura original es del consultor.

Comparativa

Errores frecuentes

• Tratar como suplido un gasto a nombre del autónomo: si la factura de la imprenta es al autónomo, no es suplido aunque se cobre exacto al cliente.
• Aplicar IVA a un suplido: invalida el carácter de suplido y pasa a ser repercutido (con IVA y dentro de la base).
• Cobrar un margen sobre el suplido: deja de ser suplido. Si vas a sacar margen, mejor refacturar como gasto repercutido.
• Deducir el IVA del suplido: si lo dedujiste, hubo doble deducción (también la del cliente). Hacienda lo detecta cruzando libros.

Relación con otros conceptos

• Base imponible: el suplido queda fuera.
• IVA soportado deducible: el del suplido NO se deduce.
• Cuota repercutida: no aplica al suplido.
• Factura electrónica: cómo desglosar suplido y honorarios.

Base legal

• Art. 78.Tres.3º LIVA — exclusión de suplidos de la base imponible.
• Consulta DGT V2090-11 — requisitos formales del suplido.
• Consulta DGT V0273-13 — distinción suplido vs gasto repercutido.
• STS 4242/2009 — interpretación restrictiva del concepto de suplido.

Preguntas frecuentes

¿Cómo desgloso un suplido en la factura?

Crea una línea separada con concepto descriptivo ("Suplido tasa judicial mod. 696"), importe exacto, sin IVA ni IRPF. En sistemas como FactuChat hay un tipo de línea "suplido" que automáticamente excluye el importe de la base imponible y no le aplica impuestos. La línea suplido aparece sumando solo al total, no a la base.

¿El billete de tren para visitar a un cliente es suplido?

No, normalmente es gasto repercutido. El billete suele estar a nombre del autónomo (no del cliente). Si el cliente te pide ir a verle y se compromete a reembolsar los gastos, refactúralo en la factura como concepto adicional con IVA al 10 % (transporte) y dentro de la base imponible. Solo sería suplido si el cliente compra él mismo el billete a tu nombre y te lo da.

¿Puedo cobrar más caro que el coste real de un gasto y aún ser suplido?

No. El art. 78.Tres.3º LIVA y la consulta DGT V0273-13 son claros: el suplido debe repercutirse al importe exacto. Cualquier margen lo convierte en gasto repercutido (con IVA dentro de la base). Si quieres cobrar un margen razonable, conceptualízalo como "gestión" en una línea aparte con IVA, no como parte del suplido.

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