Si eres autónomo o tienes una empresa en Espana, emitir facturas correctas no es opcional: es una obligación fiscal regulada por el Real Decreto 1619/2012. Una factura mal hecha puede ser rechazada por tu cliente, impedir la deducción del IVA o incluso acarrear sanciones de la AEAT.
En esta guía te explicamos exactamente que debe llevar una factura, como calcular correctamente el IVA y el IRPF, cuales son los errores mas comunes y la forma mas rápida de hacerlo todo bien desde el primer momento.
Los 3 pasos para hacer una factura
Sigue estos pasos en orden. Cada campo que ves es obligatorio según el RD 1619/2012 salvo que se indique lo contrario.
El emisor eres tu: la persona o empresa que presta el servicio o vende el producto. Todos estos datos deben aparecer en la parte superior de la factura.
El receptor o destinatario es tu cliente. Si facturas a empresas o profesionales (operaciones B2B), los datos del cliente son obligatorios. Si es un consumidor final particular, solo es obligatorio si lo solicita.
El cuerpo de la factura describe que has vendido o que servicio has prestado, con todos los importes desglosados. El cálculo correcto del IVA y el IRPF es critico para evitar problemas con la AEAT.
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El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 establece los requisitos mínimos de toda factura. Esta tabla resume cada campo, su base legal y si es obligatorio o condicionado.
| Campo | Descripción | Estado | Base legal |
|---|---|---|---|
| Número y serie | Numeracion correlativa. La serie es opcional pero útil para diferenciar tipos de facturas. | Obligatorio | Art. 6.1.a |
| Fecha de expedicion | Día en que se emite la factura. Puede diferir de la fecha de operación. | Obligatorio | Art. 6.1.b |
| Fecha de operación | Fecha en que se realizo el servicio o entrega, si difiere de la expedicion. | Condicional | Art. 6.1.c |
| NIF del emisor | Tu NIF, NIE o CIF. Exactamente como consta en la AEAT. | Obligatorio | Art. 6.1.d |
| Nombre / razon social emisor | Tu nombre completo o la denominacion social de tu empresa. | Obligatorio | Art. 6.1.d |
| Domicilio del emisor | Domicilio fiscal registrado en Hacienda. | Obligatorio | Art. 6.1.d |
| NIF del receptor | El NIF/CIF de tu cliente. Obligatorio en operaciones B2B para deducir el IVA. | Condicional | Art. 6.1.e |
| Nombre / razon social receptor | Nombre legal del cliente. Obligatorio si es empresa o pide deducir IVA. | Condicional | Art. 6.1.e |
| Domicilio del receptor | Domicilio del cliente. Obligatorio en B2B. | Condicional | Art. 6.1.e |
| Descripción de la operación | Que has vendido o que servicio has prestado. Debe ser suficientemente descriptivo. | Obligatorio | Art. 6.1.f |
| Base imponible | Importe sin impuestos. Si hay distintos tipos de IVA, una linea por cada tipo. | Obligatorio | Art. 6.1.g |
| Tipo impositivo de IVA | El porcentaje de IVA aplicado: 21%, 10%, 4% o exento con su causa. | Obligatorio | Art. 6.1.h |
| Cuota de IVA | El importe en euros del IVA. Resultado de aplicar el tipo sobre la base. | Obligatorio | Art. 6.1.h |
| Retención IRPF | Solo si eres autónomo y el receptor es empresa o profesional. 15% general (7% nuevos autónomos). | Condicional | Art. 99 LIRPF |
| Importe total | La suma final que debe pagar el cliente: base + IVA - IRPF. | Obligatorio | Art. 6.1.i |
Tipos de factura que debes conocer
No todas las facturas son iguales. Dependiendo de la situación, deberás emitir un tipo diferente. Equivocarte de tipo puede tener consecuencias fiscales.
5 errores que invalidan una factura ante Hacienda
Estos son los errores mas comunes que cometen los autónomos y que pueden provocar el rechazo de la factura por tu cliente o una inspección de la AEAT.
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Dudas habituales sobre como hacer una factura
Según el RD 1619/2012, una factura debe incluir: número y serie correlativa, fecha de expedicion, datos del emisor (NIF, nombre, domicilio), datos del receptor (NIF, nombre, domicilio) en operaciones B2B, descripción detallada de la operación, base imponible, tipo de IVA aplicado, cuota de IVA y el importe total. Si eres autónomo que factura a empresas, debes además incluir la retención de IRPF.
El tipo general es el 21% y aplica a la gran mayoria de servicios profesionales (diseno, programacion, consultoria, marketing, etc.). Existe el tipo reducido del 10% para algunos servicios (hosteleria, transporte, construccion de vivienda habitual) y el superreducido del 4% para bienes de primera necesidad. Hay actividades exentas como la educacion reglada o determinados servicios medicos. Si tienes dudas sobre tu actividad específica, consulta el epigrafe del IAE al que estas dado de alta.
Debes aplicar retención de IRPF si eres autónomo en estimación directa (normal o simplificada) y tu cliente es una empresa o profesional (no un particular). El tipo general es el 15%. Si es tu primer, segundo o tercer año de actividad como autónomo, puedes aplicar el 7% comunicandolo en la factura. Si facturas a particulares o a empresas extranjeras, no aplica la retención.
Legalmente es valido hacer facturas en papel o en Word siempre que incluyan todos los campos obligatorios. Sin embargo, no es recomendable: es fácil equivocarse en los cálculos, es difícil mantener una numeracion correlativa correcta, y desde julio de 2027 la normativa VeriFactu obligara a la mayoria de autónomos a usar sistemas de facturación certificados que garanticen la integridad del registro de facturas. Empieza a usar software homologado ahora para no tener que migrar con urgencia.
Para operaciones con empresas o profesionales, la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al del devengo del IVA. Para operaciones con particulares, en el momento de realizarse la entrega o prestación del servicio. En operaciones de entregas intracomunitarias, antes del día 16 del mes siguiente a la entrega. Emitir facturas tarde puede conllevar sanciones.
La obligación general es 4 años desde que vence el plazo de la declaración correspondiente. Sin embargo, para IVA se recomienda conservarlas al menos 5 años desde la fecha del devengo, y para activos afectos a la actividad, hasta 10 años. Lo mas prudente es guardarlas en formato digital organizado durante al menos 10 años para cubrir todos los supuestos. FactuChat guarda todas tus facturas en la nube con acceso permanente.
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