Si llevas años usando un ERP tradicional o una plataforma como Holded, Quipu, Billin, Sage o FacturaScripts, tarde o temprano te tocará adaptarte a VeriFactu. La pregunta no es si hacerlo, sino cuándo y cómo. Y si lo dejas para el último trimestre antes de la fecha obligatoria, el riesgo de atasco (soporte saturado, datos perdidos, primera factura rechazada por la AEAT) se multiplica.
Este artículo es una hoja de ruta operativa, sin tecnicismos innecesarios, para que un autónomo en estimación directa o una pyme pueda planificar la migración en 2026 y llegar con todo listo a julio de 2027 (autónomos) o enero de 2027 (sociedades).
1. Qué cambia con VeriFactu y por qué tienes que migrar
VeriFactu es el sistema de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) aprobado por el Real Decreto 254/2025 del 1 de abril de 2025. Modifica el Reglamento de Facturación y obliga a que cualquier software que emita facturas en España cumpla unos requisitos técnicos nuevos.
Los cinco cambios esenciales respecto a un software de facturación tradicional son:
- Hash SHA-256 encadenado: cada factura genera un hash criptográfico que incluye los primeros 64 caracteres del hash de la factura anterior. Si se altera o borra una factura intermedia, toda la cadena posterior queda invalidada.
- Firma XAdES: cada registro se firma electrónicamente con un certificado digital para garantizar autoría e integridad.
- Código QR verificable: cada factura lleva un QR que apunta a la Sede Electrónica de la AEAT para que el receptor (y Hacienda) pueda comprobar su autenticidad.
- Registro inmutable: las facturas no pueden modificarse ni borrarse una vez generadas. Cualquier corrección exige una factura rectificativa enlazada.
- Envío (opcional o no) a la AEAT: en modalidad VeriFactu las facturas se envían en tiempo real; en modalidad No VeriFactu se conservan y se aportan cuando la AEAT lo requiera.
Para detalles técnicos sobre hash y cadena, consulta nuestro glosario y la guía práctica VeriFactu 2027.
2. Fechas clave: cuándo te obliga la norma
La obligación de VeriFactu entra en vigor en dos momentos distintos según el tipo de contribuyente:
| Contribuyente | Fecha obligatoria | Margen recomendado |
|---|---|---|
| Sociedades (SL, SA) sujetas al Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 | Migrar antes de octubre 2026 para dejar pruebas y ajustes |
| Autónomos en estimación directa y resto de obligados | 1 de julio de 2027 | Migrar antes de marzo 2027; idealmente durante 2026 |
| Autónomos en módulos (estimación objetiva) | Quedan fuera (siguen obligación de tique, no VeriFactu) | Revisar si cambias a estimación directa |
| Entidades sin actividad económica | No obligadas (no emiten facturas sujetas) | N/A |
El calendario se retrasó respecto al borrador original. Inicialmente la norma apuntaba a julio 2025 y luego julio 2026. El RD 254/2025 fijó finalmente enero 2027 para sociedades y julio 2027 para autónomos. Ya no hay otra prórroga prevista.
3. Hoja de ruta de migración: los 7 pasos
Una migración ordenada se divide en siete pasos, que pueden hacerse en pocas horas si tu volumen es pequeño, o en varios días si tienes miles de facturas y decenas de series. El orden importa: saltarse un paso suele significar rehacer trabajo.
Inventaría tus datos actuales
Antes de abrir nada, lista qué datos tienes en tu sistema actual: clientes, productos, series de facturación, número de la última factura emitida por cada serie, plantillas, integraciones con bancos o TPV. Lleva la lista a una hoja de cálculo para tener visibilidad clara antes de mover nada.
Elige la plataforma VeriFactu destino
Compara alternativas por tres ejes: conformidad técnica (que el proveedor aporte declaración responsable del art. 13 RD 254/2025 y tenga conexión de test con la AEAT), precio y facilidad de uso. Nuestra comparativa de facturación 2026 reúne las opciones más usadas. Las gestorías son aliados valiosos en este paso: si trabajas con una, pídele que te recomiende la plataforma que mejor conecta con sus sistemas.
Exporta los datos del software antiguo
Todas las plataformas serias ofrecen exportación a CSV o XLSX. Si la tuya no, puedes pedirla como derecho de portabilidad al amparo del RGPD. Lo mínimo que debes descargar: catálogo de clientes con NIF y datos fiscales, catálogo de productos o servicios con IVA y retención aplicables, histórico de facturas emitidas, facturas rectificativas, series activas con numeración actual.
Importa el catálogo maestro
Sube primero clientes, luego productos o servicios, luego series. Revisa el NIF de cada cliente antes de activar el sistema: un error de dígito en un NIF puede hacer que la primera factura VeriFactu se rechace. Valida también la dirección fiscal, que es obligatoria en las facturas completas.
Cierra la numeración antigua
Emite la última factura en el software anterior y anota el número exacto. Luego, en la plataforma VeriFactu, configura la serie para que la próxima factura tenga numeración correlativa (o reiniciada desde 1 si cambias de serie). Si rompes la correlatividad, la AEAT puede abrir una inspección. La norma exige continuidad dentro de cada serie.
Haz una factura de prueba en modo borrador
Antes de emitir a un cliente real, crea una factura de test: un cliente ficticio (el propio autónomo, o un amigo) y un servicio cualquiera. Genera el PDF, escanea el código QR con la app de la Sede Electrónica de la AEAT y verifica que redirige correctamente a la página de verificación. Si falla, contacta al proveedor antes de activar producción.
Activa producción y emite tu primera factura real
Desactiva el modo test (o test), emite una factura real a un cliente y comprueba en el panel de la AEAT que la factura aparece como Remitida (si estás en modalidad VeriFactu con envío en tiempo real). A partir de ese momento, todas las facturas deben emitirse por la nueva plataforma.
4. Exportar datos de software antiguo: formatos y trampas
Cada plataforma tradicional exporta a su manera. Estos son los formatos y comportamientos habituales de las cinco más usadas en España:
| Origen | Formato exportación | Limitaciones |
|---|---|---|
| Holded | CSV de contactos, productos y facturas. Exportación masiva desde ajustes. | Las retenciones personalizadas no siempre se exportan bien. Revisa cliente a cliente. |
| Quipu | XLSX con clientes y facturas. PDF individuales de cada factura. | No exporta el desglose de líneas completo; revisa que importa IVA y retención correctamente. |
| Billin | CSV de contactos y XLSX de facturas emitidas. | Verifica las series al importar; Billin usa identificadores propios que no siempre migran. |
| Sage 50 / Sage Despachos | Exportación personalizada (contabilidad y facturación) en XLSX o TXT fijo. | Volúmenes grandes y campos con caracteres especiales requieren limpieza en hoja de cálculo. |
| FacturaScripts | Acceso directo a la base de datos (MySQL). Exportación por SQL a CSV. | Necesitas conocimientos técnicos o apoyo del implantador original. |
Un error recurrente al exportar es perder los acentos y la ñ por codificaciones distintas (UTF-8 vs Latin-1). Antes de importar en el destino, abre el CSV con un editor de texto y verifica que "José Pérez" no se ha convertido en "José Pérez". Si pasa, reimporta con codificación correcta o limpia en masa con buscar y reemplazar.
5. Validar la hash chain de la nueva plataforma
La primera factura que emitas en la nueva plataforma inaugura tu cadena de hashes. Ese primer hash no tiene hash anterior (va a ceros o vacío, según la especificación técnica de la AEAT para desarrolladores). La segunda factura incluirá los primeros 64 caracteres del hash de la primera, y así sucesivamente.
Para comprobar que la cadena funciona, emite tres facturas de test consecutivas y descarga el XML de cada una. Busca el campo HuellaAnterior (o similar) y verifica:
- La primera factura tiene
HuellaAnteriorvacío o a ceros. - La segunda factura tiene
HuellaAnteriorigual a los primeros 64 caracteres del hash de la primera. - La tercera factura enlaza con el hash de la segunda.
Si tu plataforma rompe este patrón, contacta al proveedor inmediatamente. Una cadena rota el día de tu primer envío real puede invalidar toda la facturación posterior.
6. Primer envío VeriFactu: qué debes ver
Al emitir tu primera factura en modalidad VeriFactu (envío en tiempo real), el proveedor manda el registro a los servidores de la AEAT. En menos de un minuto deberías ver en tu panel uno de estos estados:
| Estado | Significado | Acción |
|---|---|---|
| Aceptada | La AEAT ha recibido y registrado correctamente. | Ninguna. Factura firmada, enviada y archivada. |
| Aceptada con errores | Recibida, pero con avisos (campo opcional ausente). | Revisar el aviso y ajustar configuración para siguientes facturas. |
| Rechazada | Error crítico: NIF mal, hash incorrecto, certificado inválido. | Corregir y volver a enviar. La AEAT devuelve un código de error concreto. |
| Pendiente | La AEAT aún no ha procesado (colas saturadas). | Esperar. Si dura más de una hora, revisar conexión. |
Los errores más habituales en el primer envío real son: NIF del emisor sin comunicar o erróneo, certificado digital caducado, formato de fecha no válido, numeración duplicada. Si usas una plataforma moderna, estos controles se hacen previamente en el borrador.
7. Checklist pre y post migración
Checklist antes de migrar
- Descargado el histórico completo de facturas del software antiguo (PDF + CSV).
- Descargado el catálogo de clientes con NIF validados.
- Descargado el catálogo de productos o servicios con IVA y retenciones.
- Registrado el número de la última factura de cada serie activa.
- Certificado digital de representación instalado y vigente (o Cl@ve PIN operativo).
- NIF del emisor correctamente comunicado a la AEAT (Modelo 036 o 037 al día).
- Declaración responsable del proveedor destino firmada (art. 13 RD 254/2025).
- Factura de test emitida en entorno de pruebas y QR verificado.
- Plan de comunicación a clientes (que verán una nueva numeración o plantilla).
Checklist después de migrar
- Primera factura real emitida y aceptada por la AEAT.
- Segunda y tercera factura emitidas (validación de hash chain).
- Backup del software antiguo guardado (mínimo 4 años de conservación fiscal).
- Integración con el banco o TPV reconfigurada si aplica.
- Gestoría informada del cambio de plataforma (por ejemplo, para el Modelo 303 del IVA y Modelo 130).
- Plantilla de factura revisada: logo, dirección fiscal, QR, hash visible o referenciado.
- Proceso de emisión mensual probado durante al menos un trimestre completo.
8. Errores comunes al migrar
8.1. Hacerlo el último mes antes de la obligatoriedad
Si esperas a junio 2027 para migrar como autónomo, te encuentras con soporte saturado, retrasos en importación y cualquier error te pilla sin margen. Migra idealmente entre 6 y 12 meses antes de la fecha obligatoria.
8.2. No conservar el software antiguo
La obligación fiscal de conservar libros y facturas es de 4 años (seis para quien factura mucho o hay procedimientos abiertos). Si borras el software antiguo tras migrar, pierdes acceso a históricos que podrías necesitar en una inspección. Exporta todo y guarda el backup.
8.3. Saltarse la comprobación del QR
Una factura con QR que no redirige correctamente a la AEAT es una factura que la AEAT considera no conforme. Siempre escanea el QR de la primera factura real con la app oficial para confirmar.
8.4. Olvidar las rectificativas pendientes
Si tenías facturas rectificativas a medio emitir en el software antiguo, cierra esas antes de migrar. Emitir una rectificativa de una factura de otro sistema genera problemas de trazabilidad.
8.5. No comunicar el cambio a los clientes B2B
Algunos clientes grandes (sobre todo administraciones públicas o corporaciones) exigen factura electrónica en formato Facturae o por plataformas específicas. Verifica que la nueva plataforma también cubre esos casos.
9. Cómo FactuChat facilita la migración
FactuChat es una herramienta de facturación por Telegram pensada para que los autónomos españoles cumplan con VeriFactu sin esfuerzo. En relación con una migración desde software antiguo:
- Importación de clientes por CSV: sube el listado exportado de tu plataforma actual y FactuChat valida NIF y formato antes de guardar.
- Continuidad de numeración: al dar de alta tu serie, indicas el número de la última factura emitida en tu software anterior y FactuChat continúa la correlatividad.
- Hash chain gestionada automáticamente: cada factura enlaza con la anterior sin que tengas que preocuparte del encadenamiento SHA-256.
- QR y firma XAdES en el PDF: todas las facturas llevan el código QR verificable y la firma, listos para entregar al cliente.
- Modalidad VeriFactu activada por defecto: envío en tiempo real a la AEAT con control de estado visible desde el panel.
- Backup accesible desde Telegram: en cualquier momento puedes pedir el PDF o ZIP con todas tus facturas del año.
- Compatible con gestorías: tu gestoría puede acceder a tu panel en modo lectura y exportar los datos que necesite para los Modelos 303, 130 y 390.
Migra a VeriFactu sin fricciones
Importa tu catálogo, continúa la numeración y empieza a emitir en minutos.
10. Preguntas frecuentes
¿Cuándo empieza a ser obligatorio VeriFactu?
El Real Decreto 254/2025 establece dos fechas: 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y 1 de julio de 2027 para autónomos en estimación directa y resto de obligados. Antes de esas fechas cada contribuyente debe tener un sistema capaz de generar el registro con hash SHA-256 encadenado, firma XAdES y código QR conforme al reglamento.
¿Puedo seguir usando mi software antiguo tras la entrada en vigor?
Sólo si el proveedor emite una declaración responsable de conformidad con VeriFactu y actualiza el software para generar los nuevos registros. Si el software no se adapta, estarás incumpliendo la norma y te arriesgas a sanciones de entre 1.000 y 150.000 EUR por factura, según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.
¿Se pierde la numeración antigua al migrar?
No. Puedes mantener la numeración correlativa saltando desde la última factura emitida en el software antiguo, o cerrar la serie antigua y abrir una nueva con otro prefijo. Lo importante es que las facturas emitidas a partir de la fecha obligatoria de VeriFactu se generen con los nuevos requisitos de hash y firma.
¿Qué datos tengo que exportar antes de migrar?
Debes exportar: catálogo de clientes con sus NIF y datos fiscales, catálogo de productos o servicios con IVA y cuenta contable, series de facturación activas, número de la última factura emitida de cada serie, histórico de facturas emitidas y cobradas, notas de crédito o rectificativas pendientes.
¿Tengo que validar el hash chain de las facturas antiguas?
No. Las facturas emitidas antes de la fecha obligatoria no tienen que llevar hash VeriFactu, porque la obligación nace con la norma. Lo que sí debes asegurar es que la primera factura emitida bajo VeriFactu genera correctamente el primer hash de la cadena (con el campo del hash anterior en blanco o a ceros según especificación).
¿Cómo sé si una plataforma cumple realmente con VeriFactu?
Pide al proveedor tres cosas: primero, la declaración responsable de conformidad según el artículo 13 del RD 254/2025. Segundo, una prueba de conexión con el entorno de test de la AEAT. Tercero, un ejemplo de registro con los campos obligatorios: hash SHA-256 con el hash del registro anterior, firma XAdES, URL de verificación y QR generado.
¿Qué pasa con las facturas rectificativas de facturas antiguas?
Si necesitas rectificar una factura emitida antes de VeriFactu, la nueva factura rectificativa se genera ya bajo la norma. Incluye referencia a la factura original (número y fecha), el motivo de la rectificación y se integra en la hash chain de la nueva plataforma. La factura original no se modifica: queda como estaba en el software antiguo.
¿Es obligatorio el envío inmediato a la AEAT?
El RD 254/2025 contempla dos modalidades. En VeriFactu (voluntario) envías cada factura a la AEAT en tiempo real, y a cambio quedas exento de llevar libros registro. En No VeriFactu generas los registros pero los conservas tú y los aportas sólo cuando la AEAT lo requiera. La mayoría de autónomos elige VeriFactu porque simplifica el cumplimiento.