El Real Decreto 254/2025 ya es una realidad. A partir de julio de 2027, todos los autónomos en España deberán usar software de facturación certificado con el sistema VeriFactu. Pero, ¿qué tienes que hacer en la práctica? Esta guía va al grano: pasos concretos, decisiones que debes tomar y errores que debes evitar.
- VeriFactu en 3 minutos: lo esencial
- Calendario: qué pasa cuándo
- Qué necesitas para cumplir
- Cómo elegir software VeriFactu
- Tu certificado digital: cómo obtenerlo
- Checklist de preparación
- Sanciones por no cumplir
- 5 mitos sobre VeriFactu
1. VeriFactu en 3 minutos: lo esencial
VeriFactu es el sistema mediante el cual cada factura que emites queda registrada automáticamente ante Hacienda. Tu software genera un registro de facturación que incluye:
- Un hash criptográfico SHA-256 que encadena cada factura con la anterior (como una cadena de bloques).
- Una firma electrónica XAdES que garantiza la autenticidad.
- Un código QR que cualquiera puede escanear para verificar la factura en la web de la AEAT.
- El envío automático del registro a la sede electrónica de la AEAT.
Lo que esto significa para ti: no tienes que aprender criptografía ni programar nada. Solo necesitas usar un software certificado que haga todo esto automáticamente. Tu forma de facturar no cambia — lo que cambia es lo que pasa «por dentro» de tu programa.
2. Calendario: qué pasa cuándo
| Fecha | Evento |
|---|---|
| Marzo 2025 | Publicación del RD 254/2025 en el BOE |
| Enero 2027 | Obligatorio para empresas con facturación > 6M €/año |
| Julio 2027 | Obligatorio para todos los autónomos y pymes |
| Julio 2027 | Los fabricantes de software deben tener Declaración Responsable |
Quedan menos de 15 meses. Puede parecer mucho, pero elegir software, migrar datos y familiarizarte lleva tiempo. Los autónomos que empiecen antes tendrán ventaja.
3. Qué necesitas para cumplir
Solo tres cosas:
- Software de facturación certificado VeriFactu. Debe tener la Declaración Responsable del fabricante ante la AEAT. Si tu software actual no lo tiene, deberás cambiar antes de julio 2027.
- Certificado digital vigente. Necesario para que tu software firme los registros de facturación. Si ya presentas impuestos online, probablemente ya lo tienes.
- Conexión a internet. Los registros se envían a la AEAT en tiempo real (o casi). Sin conexión, el software debe almacenarlos y enviarlos cuando se recupere la conectividad.
4. Cómo elegir software VeriFactu
No todos los programas de facturación serán compatibles con VeriFactu. Para elegir bien, verifica estos puntos:
Requisitos obligatorios
- Declaración Responsable: pregunta al fabricante si la tiene o cuándo la tendrá. Sin ella, el software no es válido.
- Hash SHA-256 encadenado: cada factura debe incluir el hash de la anterior.
- Firma XAdES: el software debe firmar cada registro automáticamente.
- Generación de QR: con la URL de verificación de la AEAT.
- Envío a la AEAT: conexión directa con la sede electrónica.
Funcionalidades recomendables
- Resumen automático para el Modelo 303 y el Modelo 130
- Gestión de clientes con catálogo de NIF
- Generación de PDF profesional con QR
- Soporte para retenciones de IRPF
- Exportación de datos para tu gestoría
Puedes consultar nuestra comparativa de software de facturación para ver qué opciones cumplen con VeriFactu.
5. Tu certificado digital: cómo obtenerlo
El certificado digital es esencial para VeriFactu. Así es como puedes conseguirlo:
Opción 1: FNMT (gratuito)
- Entra en sede.fnmt.gob.es y solicita el certificado de persona física.
- Acude a una oficina de registro (Hacienda, Seguridad Social, ayuntamiento) con tu DNI para verificar tu identidad.
- Descarga el certificado en tu navegador en un plazo de 24-48 horas.
- Expórtalo en formato .pfx o .p12 para usarlo en tu software de facturación.
Opción 2: Vía vídeo (sin desplazamiento)
Desde 2024, la FNMT permite la identificación por videollamada. Necesitas DNI con chip (NFC) y un móvil compatible. Todo el proceso se hace online en menos de 15 minutos.
Opción 3: DNI electrónico
Si tu DNI tiene certificados activados, puedes usarlos directamente. Necesitarás un lector de tarjetas inteligentes (USB) o un móvil con NFC.
Consejo práctico: renueva tu certificado digital antes de que caduque. La renovación online es instantánea si lo haces dentro de los 60 días previos a la caducidad. Si caduca, tienes que repetir todo el proceso presencial.
6. Checklist de preparación
Usa esta lista para asegurarte de que estás listo antes de julio de 2027:
- Certificado digital vigente. Comprueba la fecha de caducidad.
- Software conforme. Pregunta a tu proveedor por la Declaración Responsable. Si no la tiene ni la tendrá, busca alternativa.
- Series de facturación correctas. Formato FC-YYYY/NNNN, sin saltos de numeración.
- Datos fiscales actualizados. NIF, nombre, dirección fiscal, epigrafes IAE.
- Catálogo de clientes limpio. Cada cliente con NIF válido y datos completos.
- Prueba de envío a la AEAT. Haz un envío de prueba con tu software para verificar que la conexión funciona.
- Plan de contingencia. ¿Qué haces si se cae internet? Tu software debe almacenar registros pendientes y enviarlos cuando se recupere la conexión.
Consulta nuestro checklist de declaración trimestral de IVA para complementar esta preparación.
7. Sanciones por no cumplir
La Ley 11/2021 Antifraude establece sanciones severas para los infractores:
| Infracción | Sanción |
|---|---|
| Usar software no certificado VeriFactu | Hasta 50.000 € por ejercicio |
| Fabricar o distribuir software de doble uso | Hasta 150.000 € por ejercicio |
| Manipular registros de facturación | Hasta 50.000 € por ejercicio |
| No conservar documentación | Desde 300 € hasta 6.000 € según gravedad |
Atención: estas sanciones se aplican por ejercicio fiscal, lo que significa que si no cumples durante todo 2028, la multa puede alcanzar los 50.000 € de un solo golpe. No es un riesgo menor.
8. 5 mitos sobre VeriFactu
Mito 1: «VeriFactu solo afecta a las empresas grandes»
Falso. Desde julio de 2027, afecta a todos los autónomos y empresas que emitan facturas, sin importar el volumen de facturación. Las grandes empresas empiezan 6 meses antes (enero 2027).
Mito 2: «Puedo seguir con Excel y añadir el QR a mano»
Imposible. El QR de VeriFactu contiene datos del registro de facturación que solo puede generar un software certificado con hash encadenado. No es un QR cualquiera.
Mito 3: «Mi gestoría se encarga de todo»
Parcialmente cierto. Tu gestoría puede presentar impuestos por ti, pero VeriFactu exige que tu software de facturación genere los registros en el momento de emitir la factura. La gestoría no puede hacer eso retroactivamente.
Mito 4: «Es como el SII, solo para facturación grande»
Diferente. El SII es para empresas con más de 6 millones de facturación. VeriFactu es para el resto — autónomos y pymes. Puedes ver las diferencias en nuestra guía completa de VeriFactu.
Mito 5: «Todavía queda mucho tiempo»
Menos del que crees. Migrar software, limpiar datos, obtener certificado y hacer pruebas lleva meses. Los autónomos que esperen al último momento se encontrarán con prisas y problemas.
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