8 errores típicos en facturas que penaliza la AEAT.

Falta algún dato obligatorio

El art. 6 del RD 1619/2012 lista los datos obligatorios de toda factura completa. Si falta uno solo, la factura es defectuosa y la AEAT la sanciona por el art. 201.1 LGT con multa fija de 150 €. Por factura. Multiplica por 50 facturas mal hechas en un trimestre y son 7.500 € de multa.

Datos obligatorios que más se olvidan:

• Número y serie correlativa. Saltarte el número de orden o duplicarlo es error grave.
• NIF del receptor. Falta o está mal escrito.
• Dirección completa del receptor. Calle, número, código postal, municipio, provincia.
• Descripción detallada. "Servicios prestados" no basta. Hay que especificar qué servicios.
• Tipo y cuota de IVA, separados de la base imponible.
• Retención IRPF si aplica.
• Fecha de operación si es distinta de la de emisión. Si emites en julio una factura de servicios prestados en junio, hay que poner ambas fechas.

NIF del receptor incorrecto o inexistente

Es el error más frecuente. Pones el NIF del cliente con un dígito de control mal calculado, o escribes la letra cambiada (B en lugar de A para empresas, X en lugar de Y para residentes), o pones simplemente el DNI de un autónomo en lugar del NIE de un residente extranjero.

Consecuencias para ti como emisor:

• Factura defectuosa según art. 201.1 LGT: 150 € de multa por factura.
• El cliente puede pedirte rectificación, lo que obliga a emitir factura rectificativa (más papeleo y posible falta).
• En una inspección al cliente, la AEAT puede rechazar la deducción del gasto, con lo que el cliente te exigirá reembolso.

Cómo evitarlo: validar el NIF antes de guardar la factura. La fórmula del dígito de control para DNI es módulo 23 + tabla TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE. Para CIF se suma dígitos pares y se calcula control. Los softwares modernos hacen esta validación automática (FactuChat, Holded, Quipu, Billin lo hacen).

Tipo de IVA mal aplicado

Aplicar 21% cuando correspondía 10% (o viceversa) es error grave. Pasa especialmente en sectores con multitarifa: hostelería (10%), libros y prensa (4%), reformas en vivienda habitual (10% si cumple condiciones), reparaciones de vehículos (21% siempre), servicios profesionales (21% por defecto).

Consecuencias según art. 191 LGT:

• Si has cobrado IVA inferior al debido (cobraste 10% cuando debías cobrar 21%): debes ingresar la diferencia en el modelo 303 con sanción del 50% al 150% del IVA dejado de ingresar.
• Si has cobrado IVA superior (cobraste 21% cuando debías cobrar 10%): tienes que devolver al cliente el exceso y rectificar la factura. La AEAT no sanciona pero sí pide rectificación.

Casos típicos de confusión:

• Reformas en vivienda: solo el 10% si la vivienda tiene más de 2 años, el cliente es persona física no empresario, y el material aportado por el contratista no supera el 40% del total. Si no se cumple, va al 21%.
• Libros digitales: 4% como los físicos desde 2020. Antes era 21% — cuidado con softwares antiguos.
• Servicios de hostelería sin pernocta: 10%. Con pernocta (alojamiento), 10% para el alojamiento y 10% para la manutención asociada.

Retención IRPF no aplicada o mal calculada

Cuando un autónomo emite factura a una empresa española (o a otro autónomo en estimación directa), debe aplicar retención IRPF al 15% por defecto (7% en los dos primeros años de actividad si es la primera vez de alta como autónomo). Es obligación del emisor.

Errores típicos:

• No retener cuando se debe. Sanción del 50% de la retención no practicada (art. 191 LGT). El receptor también puede ser sancionado por no exigir la retención.
• Aplicar 7% cuando ya estás fuera de los dos primeros años. Sanción del 50% sobre la diferencia entre 15% y 7%.
• Retener al consumidor final. Error: la retención solo aplica a empresas y otros autónomos. Si emites a un consumidor final (B2C), no se retiene IRPF nunca.
• No incluir la retención en el modelo 130/115. El emisor declara los ingresos en el 130 sin descontar retención (eso lo hace el cliente en el 111). Pero el cliente debe presentar el 111 trimestralmente.

Caso especial: actividades agrícolas, ganaderas y forestales con retención del 2%. Actividades de transporte al 1%. Comprueba siempre tu CNAE y el reglamento del IRPF antes de aplicar.

Numeración no correlativa

El art. 6.1.a) del RD 1619/2012 obliga a que las facturas dentro de cada serie estén numeradas correlativamente, sin saltos ni duplicaciones. La AEAT vigila esto en cada inspección porque es el indicador más claro de manipulación.

Errores típicos:

• Saltarse números. Emitir FC-2026/0010 y luego FC-2026/0012 sin la 0011 entre medias. Se interpreta como factura emitida y luego anulada para ocultar.
• Repetir números. Emitir dos facturas FC-2026/0015. Duplicidad — sanción inmediata.
• Cambiar formato a mitad de año. Empezar el año con FC-2026/001 y a mitad año pasar a FC-2026/A001. Crea ambigüedad.

Series correctas según RD 1619/2012:

• Serie principal: facturas normales. Ej. FC-2026/0001.
• Serie rectificativa: facturas que rectifican otras. Ej. R-2026/001.
• Serie simplificada: tickets formales. Ej. S-2026/001.
• Serie exportación: facturas a clientes fuera UE. Ej. EX-2026/001.

Si tu sistema de facturación numera automáticamente (todos los profesionales lo hacen), este error desaparece. El problema lo tienen los autónomos que facturan en Excel o Word.

Emitir la factura fuera de plazo

El art. 11 del RD 1619/2012 fija dos plazos:

• Cliente consumidor final (B2C): en el momento de la operación.
• Cliente empresario o profesional (B2B): antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del IVA en el que se devengaron las operaciones.

Ejemplo: un autónomo que presta servicio el 20 de marzo a una empresa, debe emitir la factura como muy tarde el 15 de abril (antes del 16 del mes siguiente al cierre del trimestre 1T). Si emite el 18 de abril, es factura tardía con sanción.

Caso especial: operaciones intracomunitarias. La factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente al inicio del transporte (LIVA art. 75). Esto pilla a muchos autónomos digitales que facturan a clientes europeos.

No conservar las facturas el tiempo legal

El art. 19 del RD 1619/2012 obliga a conservar las facturas emitidas y recibidas durante 4 años a efectos fiscales (plazo general de prescripción tributaria). Si hay implicaciones de IVA en operaciones intracomunitarias o exportaciones, son 5 años. Los libros contables (mayor, diario, inventarios y cuentas anuales) son 6 años según el Código de Comercio.

El art. 200.1 LGT sanciona el incumplimiento con 300 € por documento perdido o destruido, hasta 6.000 € por ejercicio. Y abre la puerta a inspección sobre todo el periodo no conservado.

Cómo evitarlo: backup digital obligatorio. Hoy en día perder una factura emitida es indefensible. Cualquier software de facturación moderno (FactuChat, Holded, Quipu) almacena las facturas en la nube cifradas. Y para las facturas recibidas (gastos), digitalizar con el móvil cada ticket en el momento es la única forma viable.

Emitir factura a nombre del consumidor cuando el cliente es empresa

Pasa más de lo que parece. El cliente es una empresa (con CIF) pero al hacer la factura el autónomo escribe el nombre y NIF del director general que está delante de él. Resultado: factura inválida.

La factura debe emitirse al nombre y NIF de quien recibe el bien o servicio en términos jurídicos: si el contrato lo firma "Construcciones Hijos de López, SL", la factura va a esa SL con su CIF. Aunque el director general la pague con su tarjeta personal, eso no convierte al director en receptor.

Variante muy común con problemas:

• Asociaciones y comunidades de propietarios. No son empresas pero sí entidades con NIF (provisional o definitivo). La factura va a la comunidad, no a su presidente.
• Profesionales con sociedad limitada profesional (SLP). Si el cliente final ha contratado con la SLP, la factura va a la SLP, no al socio que prestó el servicio.
• Autónomos con dos actividades. Si tienes dos epígrafes IAE distintos, ambas facturas pueden ir bajo tu NIF, pero la descripción debe identificar la actividad que corresponde.