Cuánto pierde el autónomo medio
Vamos al grano. Un autónomo en estimación directa con 40.000 €/año de facturación neta, marginal del 30% en IRPF y régimen general de IVA, debería estar deduciendo aproximadamente:
| Categoría | Gasto típico anual | Olvido habitual |
|---|---|---|
| Suministros vivienda (luz, agua, internet, móvil) | 1.200 € | 800 € |
| Vehículo (combustible, mantenimiento, seguro) | 3.500 € | 1.200 € |
| Dietas y comidas con clientes | 1.800 € | 1.000 € |
| Software y suscripciones | 800 € | 500 € |
| Material y consumibles | 900 € | 400 € |
| Formación y libros | 600 € | 400 € |
| Servicios profesionales (gestoría, asesoría) | 1.200 € | 200 € |
| Total no deducido | 10.000 € | 4.500 € |
Esos 4.500 € de gastos no aplicados, a un IRPF marginal del 30% y un 21% de IVA medio, se traducen en 1.350 € de IRPF + 945 € de IVA = 2.295 € reales que pagas de más. Y eso es un cálculo conservador. Autónomos con más actividad, más viajes o más estructura, llegan fácilmente a los 4.000 € anuales perdidos.
1. Vehículo: la gran trampa de la AEAT
El coche es el gasto más mal deducido. La normativa distingue entre IRPF e IVA, y los porcentajes son distintos.
Para IRPF (art. 28 LIS)
0% deducible salvo que sea vehículo de uso exclusivo profesional. La AEAT solo lo acepta sin pelea para: agentes comerciales, transportistas, taxistas, autoescuelas, vendedores de vehículos. Para el resto, el coche se considera "uso mixto" y el IRPF lo bloquea por completo. Conviene tener clara esta limitación antes de meter combustible al modelo 130.
Para IVA (art. 95 LIVA)
Aquí el panorama es mejor:
- 50% por defecto: el art. 95.3 LIVA presume que un turismo afecto a la actividad se usa al 50% para fines profesionales. Te deduces el 50% del IVA sin justificar nada.
- 100% si pruebas afectación exclusiva: requiere documentación robusta (libro de viajes, GPS, facturación de cliente con destino).
- 0% si no está afecto: coche que no aparece en los libros de la actividad.
Gastos asociados al vehículo
Siguen el mismo porcentaje que el coche: combustible, peajes, parking, lavado, mantenimiento, ITV, seguro, leasing/renting. Si te deduces 50% del IVA del coche, te deduces 50% del IVA de la gasolina.
2. Suministros si trabajas desde casa
El art. 30.2 5ª LIRPF, modificado por la Ley 6/2017, permite deducir los suministros del hogar cuando hay trabajo en casa, con una fórmula específica:
Suministro deducible = importe de la factura × % de la vivienda afecta a la actividad × 30%
Ejemplo: piso de 100 m2, dedicas 20 m2 a despacho (declarado en modelo 036/037 como local afecto). Factura de luz mensual: 100 €. Deducible mensual: 100 × 20% × 30% = 6 €. Anual: 72 €.
Aplica a: luz, agua, gas, internet, telefonía fija. No aplica a alquiler (eso va por su propia regla: % de afectación al 100% del alquiler proporcional, sin el 30% del suministro). Tampoco aplica al teléfono móvil, que tiene reglas distintas (ver punto 5).
Errores típicos
- No declarar el local afecto en el modelo 036/037. Sin la casilla marcada, la deducción es 0.
- Pasar el 30% sobre el total de la factura sin aplicar primero el % de superficie. Eso lo rechaza la AEAT en revisión.
- Cambiarse de casa y no actualizar la afectación. Cada cambio de domicilio fiscal exige modelo 036.
3. Dietas y comidas: el gasto más auditado
El art. 30.2 5ª LIRPF (modificado en 2018) abrió la deducción de dietas para autónomos en estimación directa, con limitaciones estrictas:
| Concepto | Límite diario | Condición |
|---|---|---|
| Manutención en territorio español | 26,67 € | Pernocta + cliente diferente municipio |
| Manutención en extranjero | 48,08 € | Pernocta + cliente diferente municipio |
| Manutención sin pernocta | 26,67 € | Desplazamiento documentado |
| Alojamiento | Sin límite | Factura completa con NIF |
Tres condiciones obligatorias:
- Municipio diferente al del trabajo habitual.
- Pago electrónico (tarjeta, transferencia, Bizum). El efectivo no vale para dietas. Lo dice expresamente el reglamento.
- Factura completa con tu NIF. El ticket simple del bar no es válido salvo factura simplificada con identificación del receptor (lo normal es pedir factura).
Los almuerzos con clientes en tu propia ciudad no son dieta (son "atención a clientes" y van por otro régimen). Pero sí puedes deducirlos si el motivo profesional es claro y razonable: una comida de 60 € con un cliente y factura nominativa pasa.
4. Software, suscripciones y herramientas digitales
Esta es probablemente la categoría más infradeducida de los autónomos digitales. Cada herramienta de 9-15 €/mes se olvida y al final del año son 600-1.000 € invisibles.
Lista no exhaustiva de gastos deducibles al 100%:
- Suite ofimática (Google Workspace, Microsoft 365): 100%.
- Software de facturación (FactuChat, Holded, Quipu, Billin): 100%.
- Almacenamiento en la nube (Dropbox, Google Drive, iCloud Pro): 100%.
- Diseño y vídeo (Canva Pro, Adobe, Figma): 100%.
- Marketing y CRM (HubSpot, Mailchimp, Notion, Trello, Slack): 100%.
- Hosting y dominios (registrador, hosting, certificados SSL): 100%.
- VPN y ciberseguridad (1Password, NordVPN, Bitwarden): 100%.
- Antivirus y backup: 100%.
Condición: que la suscripción esté a tu nombre como autónomo (NIF, no DNI) y la factura mensual lo refleje. Las suscripciones a nombre personal con tarjeta personal no son deducibles aunque el uso sea profesional.
El IVA es deducible si el proveedor es español o intracomunitario con tu NIF intracomunitario (modelo 036 marcando ROI). Para proveedores estadounidenses tipo Google, Microsoft o Apple, normalmente facturan desde Irlanda con tu NIF intracomunitario y aplica autoliquidación de IVA en el modelo 303.
5. Teléfono móvil y conexiones
El móvil tiene reglas específicas distintas a los suministros del hogar. Si la línea está a tu nombre como autónomo:
- 50% sin pelea: la AEAT acepta sin requerir pruebas que el móvil principal de un autónomo se usa al menos al 50% para la actividad.
- 100% con línea exclusiva: si tienes una segunda línea solo para clientes, deducible al 100%. Recomendable a partir de cierto volumen.
- Roaming internacional: deducible si hay viaje profesional documentado.
El móvil personal de tu pareja no es deducible aunque a veces hagas llamadas profesionales con él. Tampoco las líneas de hijos. Solo lo que está a tu nombre profesional.
6. Formación, libros y eventos profesionales
Deducible al 100% siempre que esté directamente relacionado con la actividad económica. La AEAT mira la coherencia: un dentista no puede deducir un MBA en finanzas, pero sí un curso de implantología avanzada. Un copywriter sí puede deducir un curso de neuromarketing.
Conceptos deducibles dentro de formación:
- Matrícula del curso, certificación o máster.
- Libros, manuales y suscripciones a contenido profesional.
- Asistencia a congresos, ferias y eventos del sector (entrada).
- Desplazamiento al evento (transporte, hotel) si es fuera de tu ciudad.
- Cuotas de colegios profesionales obligatorios u opcionales del sector.
- Asociaciones empresariales y networking profesional.
Conserva el certificado de asistencia y la factura. Sin ambos, en una inspección la AEAT puede recalificar el gasto como personal.
7. Servicios profesionales y otros gastos
- Gestoría / asesoría fiscal: 100%. Incluye también el contable o el laboralista si tienes empleados.
- Abogado: 100% si es para asuntos profesionales. 0% si es divorcio o asunto personal.
- Seguro de responsabilidad civil: 100%.
- Seguro médico privado: hasta 500 € anuales para ti, 500 € para cónyuge y 500 € por cada hijo menor de 25 (art. 30.2 5ª LIRPF). Sube a 1.500 € por persona si hay discapacidad.
- Plan de pensiones del autónomo (Plan PIE / aportaciones): hasta 4.250 € + 8.500 € adicionales si es plan empleo simplificado. Reduce IRPF directamente.
- Cuota RETA: 100% deducible. Va automática con tu modelo 130.
- Comisiones bancarias de la cuenta profesional: 100%.
- Software de marketing y publicidad pagada (Meta Ads, Google Ads, TikTok Ads): 100%.
- Suscripciones a periódicos profesionales: 100%.
- Donativos a ONG acreditadas: hasta 80% deducible en cuota IRPF para los primeros 250 €.
Qué justificante necesitas para cada gasto
Resumen rápido del documento exigido:
| Tipo de gasto | Documento mínimo | Pago aceptado |
|---|---|---|
| Compra > 1.000 € | Factura completa con NIF | Solo electrónico (Ley 7/2012 art. 7) |
| Compra ≤ 400 € | Factura simplificada con NIF | Cualquiera |
| Compra entre 400 € y 1.000 € | Factura completa con NIF | Cualquiera |
| Suministros (luz, gas, internet) | Factura del proveedor | Domiciliado |
| Dietas | Factura completa con NIF + ticket | Solo electrónico |
| Combustible | Factura simplificada con NIF | Cualquiera |
| Software internacional | Factura del proveedor con NIF intracomunitario | Tarjeta o transferencia |
El error más caro es pagar gastos profesionales con tarjeta personal. La AEAT no rechaza por eso, pero en una revisión exhaustiva activa preguntas. La buena práctica es tener una cuenta bancaria separada para autónomo y una tarjeta exclusiva. Cuesta 0 € en la mayoría de bancos digitales (Wise, Revolut Business, BBVA Online).
Cómo dejar de perder dinero
Tres reglas que cambian todo:
- Foto del ticket en el momento. No al día siguiente. El sistema de FactuChat acepta foto desde Telegram en 3 segundos: el OCR extrae fecha, importe, NIF, IVA. Lo mismo funciona en Holded, Quipu, Billin. La clave es no aplazar.
- Cuenta bancaria separada. Una tarjeta solo para gastos profesionales. La conciliación a final de mes es 5 minutos en lugar de 5 horas.
- Categoría antes de archivar. Cada gasto se etiqueta al subirlo (vehículo, suministros, dietas, formación). En el modelo 303 trimestral, los totales por categoría salen automáticos.
Ahorrar 2.000-4.000 € al año en impuestos no requiere ser experto en fiscalidad. Requiere capturar todos los gastos y categorizarlos en el momento. El resto lo hace tu sistema.