Cómo hacer una factura rectificativa paso a paso.

Siempre que la factura original contenga un error o cuando la operación se modifique posteriormente: importe equivocado, datos del cliente incorrectos, devolución de mercancía, descuento por pronto pago aplicado a posteriori, anulación parcial o total de la operación, e impago declarado en concurso o créditos incobrables. Lo regula el art. 15 del RD 1619/2012 (Reglamento de Facturación) y los supuestos de modificación de la base imponible del art. 80 LIVA.

En el sistema VeriFactu hay 4 tipos: R1 para rectificación por error fundado en derecho (datos erróneos del receptor, errores formales), R2 para concurso de acreedores del art. 80.Tres LIVA, R3 para créditos incobrables del art. 80.Cuatro LIVA y R4 para el resto de causas del art. 80 (devoluciones, descuentos posteriores, errores de cuota repercutida, modificaciones de operaciones). Cada tipo se declara como tal al emitir el registro a la AEAT.

La numeración debe ser correlativa y dentro de una serie específica para rectificativas, separada de la serie de facturas ordinarias. El formato habitual es FCR-2026/0001, FCR-2026/0002, donde FCR identifica la serie de rectificativas, 2026 el ejercicio y el número de cuatro dígitos el correlativo. Reutilizar la numeración de facturas ordinarias o saltar números rompe el cumplimiento del art. 6 del RD 1619/2012.

La rectificativa por sustitución reemplaza íntegramente a la original: indica los importes correctos completos y la original queda anulada. La rectificativa por diferencias solo refleja la variación entre lo facturado y lo correcto, con signo positivo (importe a más) o negativo (importe a menos). Ambas son válidas; la elección depende del caso y de la claridad contable que el emisor prefiera mantener.

El RD 1619/2012 establece que la rectificativa debe emitirse tan pronto como el emisor tenga constancia del error o de la causa que la motiva, y siempre antes de los 4 años desde el devengo del IVA de la operación original. Si la rectificación implica modificación de la base imponible (art. 80 LIVA), hay plazos específicos: 3 meses desde el auto del concurso, 6 meses o 1 año desde el impago según el volumen del emisor, etc.

Sí. Desde la entrada en vigor del RD 1007/2023 (julio 2027 para autónomos), todas las facturas, incluidas las rectificativas, deben generarse con un sistema informático de facturación verificable. Cada rectificativa lleva su propio hash SHA-256 encadenado, su QR de verificación y se remite a la AEAT como un registro de facturación independiente, indicando el tipo (R1, R2, R3 o R4) y la referencia a la factura original.

Sí, dentro del plazo de 4 años desde el devengo del IVA de la operación original. La rectificativa lleva la fecha de emisión actual (no la de la original), pero conserva la referencia a la factura original (número y fecha). Si la rectificación afecta a una autoliquidación de IVA ya presentada (modelo 303), tendrás que regularizar mediante la declaración del trimestre en que se emite la rectificativa o presentar una declaración complementaria según el caso.

Una factura rectificativa también puede rectificarse mediante otra rectificativa posterior. Lo que nunca debes hacer es modificar el PDF original ni reusar el mismo número: cada corrección es un registro nuevo en la cadena de hashes VeriFactu. Si has enviado una rectificativa con datos erróneos a la AEAT, emite una nueva rectificativa que sustituya o anule la anterior, manteniendo la trazabilidad completa.

Si la rectificativa reduce la cuota de IVA repercutida (devolución, descuento, impago), el menor IVA se declara en el modelo 303 del trimestre en que se emite la rectificativa. Si la aumenta (error de cuota a más), se incluye igualmente en el trimestre de emisión, salvo que prefieras presentar una complementaria del trimestre original. La factura rectificativa nunca se incorpora con la fecha de la original; siempre cuenta el periodo de emisión.

Sí, si la factura original llevaba retención de IRPF (15% general, 7% para nuevos autónomos), la rectificativa debe reflejar la retención corregida. Si la rectificación es por anulación total, la retención se reduce en el mismo importe (signo negativo). El cliente que practicó la retención en el modelo 111 deberá regularizar igualmente, por lo que conviene comunicarle la rectificativa de forma clara.