Factura proforma vs factura.
Diferencias claras.
La proforma es un presupuesto vinculante, no genera obligación fiscal y no necesita VeriFactu. La factura sí. Cuándo usar cada una, qué datos lleva, plazos y plantillas listas para usar.
Una factura proforma es un documento informativo previo a la venta: funciona como presupuesto vinculante para que el cliente apruebe la operación. No tiene efectos fiscales: no devenga IVA, no se contabiliza como ingreso, no se envía a la AEAT y no necesita cumplir VeriFactu.
La factura ordinaria sí. Genera la obligación tributaria, devenga IVA, se incluye en libros oficiales y desde julio 2027 los autónomos deben enviarla a Hacienda en tiempo real con hash, QR y firma digital.
Proforma frente a factura.
Las 12 diferencias que debes conocer antes de emitir el documento equivocado y meter la pata con Hacienda.
| Criterio | Factura proforma | Factura ordinaria |
|---|---|---|
| Naturaleza del documento | Documento mercantil informativo. Presupuesto vinculante. | Documento fiscal con efectos tributarios. |
| Genera obligación fiscal | No — no devenga IVA ni IRPF. | Sí — devenga IVA, retiene IRPF si aplica. |
| Se contabiliza como ingreso | No | Sí — en el libro de facturas emitidas. |
| Se incluye en el modelo 303 | No | Sí — IVA repercutido. |
| Se incluye en el modelo 130 | No | Sí — IRPF a cuenta. |
| Cumple VeriFactu (RD 1007/2023) | No aplica — no es factura legal. | Obligatorio desde 1 julio 2027 (autónomos). |
| Hash SHA-256 + QR + firma XAdES | No | Sí |
| Envío automático a la AEAT | No | Sí — vía VERI*FACTU en tiempo real. |
| Numeración correlativa oficial | Serie propia (ej. PRO-2026/0001). | Serie correlativa obligatoria (ej. FC-2026/0001). |
| Sirve para deducir gastos del cliente | No | Sí |
| Plazo legal de emisión | Sin plazo. Cuando lo pida el cliente. | Antes del día 16 del mes siguiente al devengo. |
| Validez ante Hacienda | Solo prueba mercantil del acuerdo. | Justificante fiscal pleno. |
5 escenarios donde la proforma es la respuesta.
Si estás en una de estas situaciones, no emitas factura todavía. La proforma evita el devengo del IVA y mantiene la operación en estado pre-fiscal.
Presupuesto vinculante
El cliente pide un coste cerrado antes de aprobar el trabajo. La proforma compromete el precio y el alcance, pero no devenga IVA hasta que se ejecute la operación.
Exportación e importación
Aduanas y bancos extranjeros suelen exigir un proforma para abrir cartas de crédito, calcular aranceles o validar la operación antes de la entrega física.
Subvenciones y licitaciones
Para concursos públicos, ayudas autonómicas o tramitaciones administrativas, la proforma justifica el coste estimado sin generar la obligación fiscal antes de la adjudicación.
Anticipos de obra
El cliente quiere ver el desglose de un proyecto largo (instalaciones, reformas, desarrollo software) antes de firmar el contrato y abonar el primer pago.
Aprobación interna del cliente
Empresas grandes piden proforma para que el departamento de compras valide la operación con el director financiero antes de emitir la orden de pedido formal.
Pendiente de financiación
Cuando el cliente está negociando un préstamo o crédito para abordar la compra, la proforma le da el documento que el banco le exige sin que tú adelantes IVA.
Qué debe contener una proforma bien hecha.
No hay obligación legal sobre el formato (no es un documento fiscal), pero por buena práctica mercantil incluye estos datos para que la proforma sea útil y vinculante.
Checklist de la factura proforma
- La palabra PROFORMA visible en el encabezado, en mayúsculas. Distingue el documento de una factura real y evita confusiones contables.
- Número correlativo propio con prefijo identificable. Ejemplo:
PRO-2026/0001,P-2026/0001. Independiente de la numeración de facturas. - Fecha de emisión y fecha de validez (15-30 días es lo habitual). Pasada esa fecha, la proforma deja de ser vinculante.
- Datos completos del emisor: nombre fiscal o razón social, NIF/CIF, dirección, código postal, ciudad y país. Igual que en una factura.
- Datos completos del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF si lo tiene, dirección postal y país. Si es exportación, código de país ISO.
- Descripción detallada de cada bien o servicio: cantidad, descripción, precio unitario, descuentos si aplican.
- Base imponible antes de impuestos, desglosada por línea si hay tipos de IVA distintos.
- IVA orientativo con el tipo aplicable (4 %, 10 %, 21 %, exento). Indicar que se devengará en el momento de emitir la factura definitiva.
- IRPF si la operación lleva retención (15 % o 7 % nuevos autónomos).
- Total a pagar en EUR o moneda extranjera, con el tipo de cambio si aplica.
- Condiciones de pago: plazo, método (transferencia, Bizum, tarjeta), número de cuenta IBAN.
- Plazo de entrega o ejecución del servicio. Vinculante si el cliente acepta.
- Condiciones particulares: garantías, responsabilidad, jurisdicción, cláusulas de resolución.
De proforma a factura: los 4 pasos.
Emites la proforma
Generas el documento con la palabra PROFORMA, número PRO- propio, datos completos y precios desglosados. Lo envías al cliente por email, WhatsApp o por el canal que prefiera.
El cliente acepta
Recibes una confirmación: orden de pedido, email de aprobación, firma del documento o llamada confirmando. Ese acuerdo escrito convierte la proforma en compromiso vinculante.
Se ejecuta la operación
Entregas el bien o prestas el servicio según las condiciones pactadas. Si recibes anticipo antes de la ejecución, debes emitir factura por el importe cobrado en ese momento.
Emites la factura definitiva
Cuando la operación se completa, emites la factura ordinaria con número FC-, fecha real, IVA devengado y, si eres autónomo, envío automático a la AEAT vía VeriFactu desde julio 2027.
Por qué la proforma sigue siendo útil.
3 errores que cuestan caro.
Confundir proforma con factura es una de las infracciones tributarias más frecuentes en autónomos. Estos son los tres deslices que más sanciones generan.
Cobrar contra proforma sin emitir factura
Si el cliente paga la proforma, ese pago es un anticipo y nace la obligación de emitir factura por el importe cobrado, devengar IVA y declararlo en el siguiente modelo 303. Sin factura, infracción.
Mezclar la numeración con las facturas
Si la proforma lleva un número de la serie FC- en lugar de PRO-, rompes la correlación obligatoria del registro de facturación. En una inspección, esto genera incidencias y posibles sanciones.
No convertir la proforma aceptada en factura
Una vez ejecutada la operación, debes emitir la factura ordinaria antes del día 16 del mes siguiente al devengo. Quedarte solo con la proforma significa no declarar el ingreso. Multa segura.
Usar proforma como justificante de gasto
El cliente no puede deducir el IVA de una proforma. Si te la pide para contabilizarla, está cometiendo un error: solo la factura ordinaria sirve para deducir gastos y soportar el IVA.
Lo que se pregunta sobre la proforma.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento mercantil que describe con detalle los bienes o servicios que se van a entregar y su precio, antes de la operación. Funciona como un presupuesto vinculante para que el cliente apruebe la operación. No tiene validez fiscal: no genera IVA, no se incluye en el libro de facturas emitidas, no se declara en el modelo 303 y no necesita cumplir VeriFactu.
¿Cuál es la diferencia entre factura proforma y factura?
La factura proforma es un documento informativo previo a la venta y no tiene efectos fiscales: no devenga IVA, no se contabiliza como ingreso y no se envía a la AEAT. La factura ordinaria, en cambio, genera la obligación tributaria, devenga IVA, se contabiliza, se incluye en libros oficiales y desde julio 2027 debe cumplir VeriFactu para autónomos.
¿Una factura proforma genera obligación de pagar IVA?
No. La proforma no devenga IVA aunque incluya el desglose informativo del impuesto. La obligación tributaria del IVA nace cuando se emite la factura ordinaria definitiva o cuando se cobra un anticipo, no cuando se entrega la proforma. Hasta entonces, el IVA mostrado en la proforma es solo orientativo.
¿La factura proforma necesita cumplir VeriFactu?
No. VeriFactu (RD 1007/2023 y RD 254/2025) afecta exclusivamente a las facturas con efectos fiscales: facturas completas, simplificadas y rectificativas. Las proformas, presupuestos y albaranes no se envían al sistema VERI*FACTU porque no son facturas en sentido legal. Cuando la proforma se convierte en factura definitiva, esa factura sí debe cumplir VeriFactu.
¿Cuándo conviene usar una factura proforma?
La proforma se usa cuando el cliente necesita aprobar el coste antes de ejecutar la operación: presupuestos vinculantes, exportaciones que requieren documentación aduanera previa, anticipos de obra, licitaciones, validación interna del cliente. También cuando la operación está pendiente de un trámite administrativo (subvención, financiación, autorización) y no procede aún emitir factura.
¿Qué datos debe incluir una factura proforma?
Aunque no es obligatorio por ley (no es un documento fiscal), por buena práctica debe incluir: la palabra PROFORMA visible, número correlativo propio (independiente de la numeración de facturas), fecha de emisión, fecha de validez, datos del emisor y del cliente (nombre, NIF, dirección), descripción detallada de bienes o servicios, precios unitarios, base imponible, IVA orientativo, IRPF si procede, total, condiciones de pago y plazo de entrega.
¿La numeración de proformas afecta a la numeración de facturas?
No. Las proformas llevan una serie propia, independiente de la numeración oficial de facturas. Una práctica habitual es usar el prefijo PRO- o P- (por ejemplo PRO-2026/0001), mientras que las facturas siguen el formato FC-2026/0001. Mezclar ambas numeraciones rompe la correlación obligatoria del registro de facturación y puede generar incidencias en una inspección.
¿Se puede convertir una proforma en factura?
Sí. Cuando el cliente acepta la proforma y se ejecuta la operación, se emite la factura ordinaria definitiva con los mismos datos económicos. La factura tendrá su propio número correlativo, su fecha de emisión real, devengará IVA y, desde julio 2027 para autónomos, se enviará a la AEAT vía VeriFactu. La proforma queda como documento interno que justifica el acuerdo previo.
¿Cuánto vale una factura proforma legalmente?
La proforma tiene valor mercantil pero no fiscal. Si el cliente la firma o acepta por escrito, puede usarse como prueba contractual de un acuerdo y vincular las condiciones de la operación (precios, plazos, alcance). Pero no sirve para deducir gastos, no acredita pago, no se contabiliza como ingreso y no es válida ante Hacienda como justificante fiscal.
¿Qué pasa si cobro una proforma sin emitir factura?
Si el cliente paga contra una proforma, jurídicamente has cobrado un anticipo. En ese momento nace la obligación de emitir factura por el importe cobrado, devengar el IVA correspondiente y declararlo en el siguiente modelo 303. Cobrar contra proforma sin emitir factura posterior es una infracción tributaria: la AEAT exige factura por todo cobro recibido.
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Última actualización: 29 abril 2026