Cómo hacer una factura como autónomo.
7 pasos, sin errores.
Guía exhaustiva con la normativa vigente: RD 1619/2012 (Reglamento de facturación), Ley 37/1992 del IVA y Reglamento del IRPF. Numeración, datos del cliente, base imponible, IVA, retención, total y conservación. Cada paso citado con el artículo exacto.
Qué es una factura: documento mercantil regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de las obligaciones de facturación. Es el justificante de un ingreso para el emisor y de un gasto deducible para el receptor.
Cuándo emitirla: en el momento de la operación si el cliente es particular, o antes del día 16 del mes siguiente si es empresario o profesional (artículo 11 RD 1619/2012). Para operaciones intracomunitarias, antes del día 16 del mes siguiente al de la entrega.
Datos imprescindibles: número correlativo, fecha, datos del emisor y del receptor, descripción de la operación, base imponible, IVA, IRPF si procede y total. Los detalla el artículo 6 del RD 1619/2012.
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Cómo hacer una factura paso a paso.
Cada paso obedece a un artículo concreto del RD 1619/2012, la LIVA o el RIRPF. No es una recomendación: es la norma.
Asigna un número correlativo
Toda factura lleva un número único e irrepetible dentro de una serie correlativa, sin saltos ni huecos, según el artículo 6.1.a) del RD 1619/2012. Si saltas del 7 al 9, Hacienda asume que la 8 existe y simplemente no la has declarado.
- Formato recomendado: FC-2026/0001 (prefijo + año + correlativo de 4 dígitos).
- Series independientes: ordinarias (FC-), rectificativas (R-), simplificadas (S-), exportaciones (E-).
- Cambio de año: puedes reiniciar el contador en 0001 cada 1 de enero o seguir correlativo plurianual.
- Errores de salto: nunca borres una factura emitida; emite rectificativa.
Identifica al cliente correctamente
El artículo 6.1.d) del RD 1619/2012 exige nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal completo del receptor. Sin estos datos, la factura no sirve a tu cliente para deducirse el gasto y a ti puede invalidarte la operación en una inspección.
- Particulares: nombre y NIF/DNI. Para simplificadas hasta 400 EUR no es obligatorio si la norma lo permite.
- Empresas: razón social exacta como aparece en Hacienda, CIF y domicilio fiscal completo.
- Operaciones intracomunitarias: NIF-IVA del cliente (con prefijo del Estado miembro: FR, DE, IT...) y código de país.
- Verificación: consulta el NIF en el VIES para operaciones intracomunitarias antes de emitir.
Calcula la base imponible
La base imponible es el importe neto de la operación antes de impuestos. Sobre ella se aplican IVA e IRPF. Su cálculo lo regula el artículo 78 de la Ley 37/1992 del IVA (LIVA): incluye el precio de los bienes o servicios y los gastos accesorios (transporte, seguro, comisiones) que repercutas al cliente.
- Incluye: precio del bien o servicio, gastos accesorios facturados al cliente, embalajes no devolubles.
- Excluye: descuentos previos a la operación, indemnizaciones, intereses por aplazamiento (estos llevan IVA aparte).
- Si hay varias líneas: base imponible total = suma de las bases individuales por tipo de IVA.
- Operaciones en divisa: conversión a euros con tipo BCE del día de devengo (artículo 79.Diez LIVA).
Aplica el IVA correspondiente
Tres tipos vigentes: 21% general (la mayoría de operaciones), 10% reducido (artículo 91.Uno LIVA: hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva) y 4% superreducido (artículo 91.Dos LIVA: alimentos básicos, libros, prensa, medicamentos). Hay además operaciones exentas (artículo 20 LIVA: educación, sanidad, financieras) y no sujetas.
- Cálculo: Cuota IVA = Base imponible × tipo / 100.
- Recargo de equivalencia: si vendes a comerciantes minoristas, suma 5,2% adicional al 21%, 1,4% al 10% y 0,5% al 4%.
- Operaciones exentas: indica el motivo y el artículo LIVA aplicable en cuerpo de la factura.
- Inversión sujeto pasivo: en intracomunitarias y algunas de construcción, el IVA lo declara el cliente. Indícalo expresamente.
Resta la retención IRPF si procede
La retención IRPF la regulan los artículos 95 a 101 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007). Solo se retiene si el cliente es empresario o profesional con domicilio fiscal en España y tu actividad está sujeta a retención: profesionales, agricultores, ganaderos, arrendadores de inmuebles urbanos, etc.
- Tipo general: 15% sobre la base imponible (artículo 95.1 RIRPF).
- Tipo reducido: 7% durante el año de inicio de actividad y los 2 ejercicios siguientes.
- Agrícola/ganadero: 2% (engorde) o 1% (resto) según artículo 95.4 RIRPF.
- Arrendamientos urbanos: 19% sobre la renta a empresarios o profesionales.
- Excepciones: nunca se retiene a particulares, ni a clientes extranjeros sin establecimiento permanente en España.
Calcula el total a percibir
La fórmula es directa: Total = Base imponible + Cuota IVA − Retención IRPF. Es la cantidad que tu cliente debe abonarte. La cuota IVA la cobras tú y la ingresas trimestralmente con el modelo 303. La retención IRPF la ingresa tu cliente con el modelo 111 trimestral y queda a tu favor en la declaración de la renta anual.
- Ejemplo: 1.000 EUR base + 210 IVA − 150 IRPF = 1.060 EUR a percibir.
- Si no hay retención: Total = Base + IVA.
- Si la operación está exenta de IVA: Total = Base − IRPF.
- Redondeo: 2 decimales con redondeo aritmético estándar (0,005 redondea al alza).
Conserva la factura 4 años
El artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT) establece 4 años de prescripción desde el final del periodo voluntario de declaración del impuesto al que afecta la factura. Si hay procedimientos abiertos, requerimientos o reclamaciones, el plazo se interrumpe y puede llegar a 6 años.
- Formato: papel o electrónico. El RD 1619/2012 acepta ambos siempre que se garantice autenticidad e integridad.
- Originales y copias: emisor conserva una copia, receptor el original.
- Backup: si guardas en electrónico, mantén copia en proveedor distinto al principal (regla 3-2-1).
- Acceso AEAT: en una inspección, debes poder enseñar cualquier factura archivada en menos de 24 horas hábiles.
Tabla de campos obligatorios.
Cada campo viene exigido literalmente por el reglamento. Sin uno solo, la factura no es válida.
| Campo | Norma aplicable | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número y serie | art. 6.1.a) RD 1619/2012 | FC-2026/0042 |
| Fecha de expedición | art. 6.1.b) RD 1619/2012 | 30/04/2026 |
| Nombre y apellidos / razón social del emisor | art. 6.1.c) RD 1619/2012 | Juan Pérez García |
| NIF del emisor | art. 6.1.c) RD 1619/2012 | 12345678Z |
| Domicilio fiscal del emisor | art. 6.1.c) RD 1619/2012 | Calle Mayor 1, 28013 Madrid |
| Nombre / razón social del receptor | art. 6.1.d) RD 1619/2012 | Empresa Cliente SL |
| NIF/CIF del receptor | art. 6.1.d) RD 1619/2012 | B87654321 |
| Domicilio fiscal del receptor | art. 6.1.d) RD 1619/2012 | Avenida Diagonal 200, 08018 Barcelona |
| Descripción de la operación | art. 6.1.e) RD 1619/2012 | Servicios de diseño web abril 2026 |
| Base imponible | art. 6.1.f) RD 1619/2012 + art. 78 LIVA | 1.000,00 EUR |
| Tipo de IVA aplicado | art. 6.1.g) RD 1619/2012 + art. 90-91 LIVA | 21% |
| Cuota de IVA | art. 6.1.h) RD 1619/2012 | 210,00 EUR |
| Retención IRPF (si procede) | art. 95-101 RIRPF | 15% · 150,00 EUR |
| Importe total | art. 6.1.i) RD 1619/2012 | 1.060,00 EUR |
| Mención régimen especial / exención | art. 6.1.j-n) RD 1619/2012 | "Operación exenta art. 25 LIVA" |
Tres fallos que sancionan al instante.
Mensaje breve: el 80% de las regularizaciones por facturación caen en uno de estos tres patrones.
Saltos de numeración
Una factura anulada que no se reemplaza con rectificativa deja un hueco en la serie. Hacienda interpreta que falta una factura emitida y no declarada. Sanción: 1% del importe presunto + intereses.
NIF mal validado
Si el NIF del cliente no existe o tiene checksum incorrecto, la factura se considera defectuosa. Tu cliente no podrá deducirse el gasto y tú puedes recibir requerimiento de rectificación.
IVA mal aplicado
Aplicar 10% en lugar de 21% supone ingresar menos IVA del debido. Hacienda regulariza con el tipo correcto, suma intereses de demora (4,0625% anual en 2026) y sanción del 50% al 150% según gravedad.
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Los 7 pasos manuales se reducen a una frase dictada por voz o un texto escrito en Telegram.
Numeración automática
El sistema asigna correlativos sin saltos, gestiona series independientes (ordinarias, rectificativas, simplificadas) y reinicia o continúa al cambio de año según tu preferencia.
Cálculo IVA + IRPF
Detecta tipo de IVA aplicable según el bien o servicio, aplica retención IRPF si el cliente es empresa española y calcula el total exacto. Plantilla del RD 1619/2012 cumplida al 100%.
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12 dudas concretas sobre facturas de autónomo.
¿Qué datos son obligatorios en una factura de autónomo?
El artículo 6 del RD 1619/2012 exige número y serie, fecha de expedición, datos completos de emisor y receptor (nombre o razón social, NIF y domicilio), descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención IRPF si procede y total. Sin cualquiera de estos elementos la factura no tiene validez fiscal y el receptor no puede deducirse el gasto.
¿Qué numeración debe llevar una factura?
Numeración correlativa por serie, sin saltos ni huecos, según el artículo 6.1.a) del RD 1619/2012. El formato más usado es FC-2026/0001, FC-2026/0002, etc. Las facturas rectificativas llevan serie distinta (R-2026/0001) y las simplificadas pueden ir en serie separada (S-2026/0001). Puedes reiniciar el contador en 0001 cada 1 de enero o mantener correlativo plurianual.
¿Qué IVA aplico en mi factura?
El tipo general es del 21% (artículo 90 LIVA). El reducido del 10% se aplica a hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva y otros bienes y servicios del artículo 91.Uno LIVA. El superreducido del 4% va sobre alimentos básicos, libros, prensa y medicamentos del artículo 91.Dos LIVA. Cada operación lleva el tipo que le corresponda por la naturaleza del bien o servicio, no por el cliente.
¿Cuándo se retiene IRPF en una factura?
Solo cuando el cliente es empresario o profesional con domicilio fiscal en España y tu actividad está sujeta a retención (profesionales, agricultores, ganaderos según artículos 95-101 del RIRPF). El tipo general es 15%. Hay un tipo reducido del 7% durante el año de inicio de actividad y los 2 siguientes (artículo 95.1 RIRPF). A particulares y a clientes extranjeros sin establecimiento permanente en España nunca se retiene.
¿Cuándo emito una factura simplificada?
El artículo 4 del RD 1619/2012 permite emitir factura simplificada cuando el importe no excede de 400 EUR (IVA incluido) o 3.000 EUR (IVA incluido) en sectores autorizados como hostelería, transporte de personas, aparcamiento o comercio minorista. La simplificada lleva menos datos del cliente, pero sigue obligando a numeración correlativa y desglose de IVA. No es válida si el receptor exige factura completa para deducirse el gasto.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
Cuatro años desde el fin del periodo voluntario de declaración del impuesto correspondiente (artículo 66 LGT). Si hay expedientes abiertos, comprobaciones o procedimientos sancionadores, el plazo se interrumpe y puede llegar a 6 años. Conserva siempre originales y copias, en papel o electrónico, garantizando autenticidad e integridad. La AEAT puede requerir cualquier factura archivada en menos de 24 horas hábiles durante una inspección.
¿Cuándo debo emitir la factura?
En el momento de realizarse la operación si el destinatario es particular, o antes del día 16 del mes siguiente al de la operación si el destinatario es empresario o profesional (artículo 11 RD 1619/2012). En operaciones intracomunitarias, antes del día 16 del mes siguiente al de la entrega o prestación. Emitir tarde no es delito, pero impide al cliente deducirse el IVA en el trimestre correspondiente y a ti puede generarte requerimiento.
¿Puedo emitir una factura sin IVA?
Sí, si la operación está exenta o no sujeta. La exención se justifica citando el artículo de la LIVA aplicable: 20 LIVA (sanidad, educación, financieras), 21 LIVA (exportaciones a terceros países), 25 LIVA (entregas intracomunitarias). Si el destinatario es operador intracomunitario en otro Estado miembro con NIF-IVA, va sin IVA español citando el artículo 25 LIVA y mencionando la inversión del sujeto pasivo. Verifica siempre el NIF-IVA en el VIES antes de emitir.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya emitida?
No se modifica ni se borra: se emite una factura rectificativa según el artículo 15 del RD 1619/2012, con serie diferente (por ejemplo R-2026/0001) y referencia explícita a la factura corregida. El RD 1007/2023 distingue 4 tipos: R1 (rectificación por error), R2 (concurso del deudor), R3 (créditos incobrables) y R4 (resto). La rectificativa puede aumentar o reducir el importe.
¿Tengo que poner el QR en la factura?
Solo a partir de la fecha en que VeriFactu sea obligatorio para tu perfil: 1 de julio de 2027 para autónomos personas físicas en territorio común. Hasta entonces el QR es voluntario, pero si tu software ya lo genera puedes incluirlo desde 2026. En País Vasco rige TicketBAI (con su propio TBAI Code) y en Navarra la normativa foral equivalente. Consulta nuestra guía VeriFactu 2027 para detalles.
¿Cómo se factura a la Administración Pública?
En formato Facturae (XML estructurado) y a través de la plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) cuando el importe supera los 5.000 EUR (Ley 25/2013, de 27 de diciembre). Por debajo de ese umbral cada Administración decide. La factura sigue cumpliendo el RD 1619/2012 pero se firma electrónicamente con certificado y se entrega por canal telemático. El plazo de pago legal es 30 días desde conformidad.
¿Puedo facturar en moneda extranjera?
Sí, el artículo 6.1.j) del RD 1619/2012 permite facturar en cualquier divisa. La cuota de IVA debe aparecer en euros aplicando el tipo de cambio del Banco Central Europeo del día de devengo (artículo 79.Diez LIVA). La base imponible puede mostrarse en moneda extranjera, pero el desglose fiscal en euros es obligatorio para que la AEAT pueda procesarla. Conserva el tipo de cambio aplicado como justificante.
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Última actualización: 30 abril 2026